Смелые идеи — в рабочем порядке
5 марта 2003
Рубрика: Обзоры и мнения.
Автор: .
pic

О новой версии электронного документооборота

Вряд ли, выводя первые буквы будущих алфавитов, а затем и формулу бессмертного тандема «руководитель — подчиненный», человечество подозревало о масштабах последствий этих открытий для грядущих поколений. С тех самых пор чем шире шагал человек по Земле и чем выше он взлетал над нею, тем больше и мудренее порождал его изобретательный ум всевозможных сопровождающих это движение деловых бумаг. Океан приказов, распоряжений, постановлений, обоснований, актов, договоров и пр., и пр. укрыл голубую нашу планету неиссякаемой толщей, вынырнуть на поверхность которой еще не удавалось никому.

Но что случилось, то случилось. С этим надлежало жить. Однако этот хаос следовало упорядочить. Тот же гибкий человеческий разум изобрел для начала термины: документ, делопроизводство, канцелярия. И оказался весьма собой доволен. Пока не осознал, какой титанический труд ожидает тех, кто решится заняться этим профессионально. Не сказать чтобы очень, но чиновнику, творящему эту океанскую каплю-документ(ты), а затем ожидающему или требующему исполненного результата, жить оказалось легче. Куда сложнее пришлось делопроизводителю: в непростом процессе согласования, доработки, утверждения, распространения, контроля этого документа(тов) он должен быть зорким, неутомимым, бдительным, не имеющим права на забывчивость, медлительность, словоохотливость.

И снова человек обуздал стихию. Свершилось. В святыни и солидных департаментов, и небольших предприятий системы их делопроизводства смело вторглись информационно-коммуникационные технологии в виде автоматизированных возможностей функционирования этого важного сегмента.
Свой вариант системы электронного документооборота предложила и фирма NCI Projects, inc. (узбекистанское дочернее предприятие американской фирмы NCI Projects International, Inc) на организованном совместно c ОАО «Центр развития и внедрения информационных технологий» семинаре для руководителей, специалистов IT-подразделений и служб делопроизводства министерств, ведомств, крупных государственных и коммерческих организаций, коммерческих банков.

pic

Система NCI-DocFlow предназначена для автоматизации делопроизводства, осуществления оперативного контроля движения документов в процессе их исполнения и соблюдения исполнительской дисциплины.

Комплексное внедрение системы предусматривает решение следующих основных задач:
• Создание единой автоматизированной среды делопроизводства, включающей процедуры регистрации, движения и контроля исполнения документов
• Включение в контур делопроизводства не только пользователей, объединенных в локальную вычислительную сеть, но и территориально удаленных пользователей, с обеспечением доступа к информации через Intranet, Internet и через системы электронной почты
• Ведение иерархической схемы движения документа и связанной с ним корреспонденции на всех этапах исполнения документа вплоть до его списания в архив
• Ведение архива электронных документов
• Применение электронной цифровой подписи и криптозащиты.

pic

Актуальность перехода
на электронный документооборот

Устойчивая тенденция значительного роста объемов информации
• 15% документов при работе теряются
• 30% рабочего времени сотрудников уходит на поиск документов, информации
• Один документ в среднем копируется 19 раз
• Ценность информации растет.

К основным функциональным особенностям NCI-DocFlow разработчики относят:

• регистрацию документов с использованием механизма карточек, сохраняемых в базе данных;
• рассылку документов как одному участнику электронного документооборота, так и группе;
• управление делопроизводственным технологическим процессом, позволяющее описать маршрут документа, заложить правила его выполнения на каждой стадии, определить исполнителей;
• навигацию и поиск документов по атрибутам для упрощения процедур их поиска и систематизации;
• закрытие года, архивирование документов;
• отчетность по контролю, предусматривающую возможность оформления и вывода на печать разнообразных форм отчетов;
• интеграцию с почтовыми серверами автоматическую рассылку сообщений посредством модуля-шлюза между NCI-DocFlow и любой MAPI-совместимой системой электронной почты, а также оффлайн репликации для территориально разбросанных и не имеющих хороших каналов связи структур и WEB-публикации.

Система максимально конфигурируема и многоязычна — поддерживаются русский, узбекский (кириллица/латиница), казахский языки.

pic

Поскольку деловая информация более, чем какая-либо иная, нуждается в защите, система оснащена механизмами информационной безопасности и надежности функционирования системы. Об их возможностях участникам семинара подробно рассказал коммерческий директор российской компании «Голден Телеком™» — партнера NCI Projects, Inc Сергей Лихарев.

Авторы проекта детально рассчитали эффективность внедрения системы документооборота, добросовестно предоставив потенциальным потребителям информацию о занявших свое место на технологическом рынке зарубежных аналогах, таких, как Documentum, Lan Docs и др.

Эффективность внедрения системы документооборота

<>bпрямой эффект
• Физическое освобождение мест хранения
• Уменьшение затрат на копирование
• Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде
• Уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование
• Уменьшение затрат на бумагу

косвенный эффект
• рост производительности труда сотрудников на 25-50%
• время обработки одного документа сокращается более чем на 75%.
• прозрачность управления
• контроль исполнительской дисциплины
• возможность накопления знаний

pic

Несмотря на молодость, программа уже второй год проходит тестирование в крупных структурах и находится в постоянной работе — обновлении и дополнении в соответствии с потребностями внедряющих их организаций.
О преимуществах программы и перспективах ее внедрения рассказала генеральный менеджер NCI Projects, Inc Бикеш Курмангалиева:
— Мы занимаемся вопросом автоматизации документооборота с момента создания компании, поскольку с самого начала было очевидно, что на рынке таких продуктов нет. Но рано или поздно спрос обозначится, поскольку для солидных госструктур, министерств и ведомств, имеющих и средством труда, и продуктом труда документы, этот продукт необходим. Возможно, по сравнению с зарубежными компаниями мы занимаемся этим не слишком долго, но для внутреннего рынка, я считаю, у нас накоплен достаточный опыт, мы постарались заложить его в наш программный продукт. Разрабатываем мы его в течение последних двух лет. Уже вышла вторая версия продукта. Мы специально сделали его на платформе СУБД ORACLE™, поскольку предлагаем его внедрять именно в крупных учреждениях, где количество пользователей превышает 100. То есть это масштабируемый продукт, он может работать в распределенном режиме, иметь удаленные офисы с самостоятельным документооборотом и иметь связь между серверами этих документооборотов, связь в режиме репликации данных. Кроме того, в документообороте так называемый удаленный клиент, веб-браузеровский клиент, который позволяет отдельным ответственным исполнителям или руководителям, отсутствующим по долгу службы в локальном офисе, иметь связь с документооборотом, получать актуальную информацию, документы и как-то на них реагировать. Кроме того, мы изучили опыт зарубежных компаний, т.е. функционал традиционного продукта «Электронный документооборот» и поэтапно его реализуем. Это значит, что продукт не застыл, непрерывно развивается. Примерно один раз в квартал мы выпускаем новый релиз, в который включаем, с одной стороны, свои исследования, с другой, пожелания наших заказчиков. Предполагаем, что продукт уже в будущем году выйдет в массовый тираж. Для этого разрабатываем сейчас средства легкого внедрения, всевозможного сервисного обслуживания, тестирования продукта и технической поддержки, поскольку это будет актуально очень скоро. Нам интересно на семинаре не столько найти прямого покупателя, сколько услышать мнение рынка, учесть особые требования какого-то предприятия к продукту. Хотя очень много сил было положено на создание гибкости продукта, так называемое конфигурирование или параметризацию. Сегодня у нас есть отдельный модуль, который называется конфигуратор, позволяющий адаптировать продукт под оргструктуру конкретного предприятия: под его штатное расписание, особенности регистрации документов, т.е. шаблоны регистрационных карточек гибко настраиваются, могут дополняться реквизитами, не учтенными в текущей версии. Есть еще ряд справочников, например, организаций, с которыми заказчик имеет интенсивный документооборот. Нами предусмотрена также электронная цифровая подпись, что является сегодня уже актуальным. Надеемся, в будущем году будет принят закон об электронной цифровой подписи и мы будем применять это с полным основанием. Пока мы использовали свободный код Sun Microsistems и реализовали его в продукте в надежде на то, что как только появятся узаконенные стандарты, мы сможем гибко этот модуль заменить. Он уже интегрирован, но может меняться на любой иной сертифицированный программный продукт в Республике Узбекистан.

pic

Первая версия продукта установлена в канцелярии Минфина, вторую версию внедрили в Бизнес-банке. Огромный интерес проявляют к разработке АО «Уголь», НАК «Узбекистон хаво йуллари», и мы надеемся, что в этих организациях мы сможем развернуть весь функционал и использовать его весьма эффективно.
Как и ожидали разработчики NCI-DocFlow, участники семинара выразили свое отношение к факту появления отечественного продукта «Электронный документооборот». Ольга Дегтярева, зав. канцелярией «Промстройбанка», проработавшая в банковской системе делопроизводства 25 лет, высказалась весьма однозначно: ручная обработка документов — титанический труд, который вместе с ведущим специалистом группы контроля исполнения Мухаббат Гафуровой они попытались автоматизировать с помощью собственных специалистов. Предложенная, детально разработанная программа — то, что необходимо для масштабной системы делопроизводства. Это подтвердила и взявшаяся протестировать продукт зав. канцелярией Минфина Нина Вихрова:
— Мы работаем с этой программой второй год, и она нас вполне устраивает: удобна, мобильна, адаптирована к нашим нуждам, полностью отвечает нашим требованиям. И мы намерены впредь сотрудничать с авторами этой разработки.

pic
Orphus system
В Telegram
В Одноклассники
ВКонтакте