Пришла пора экономить лесные ресурсы…,
или Перспективы электронной отчетности
8 октября 2003
Рубрика: Обзоры и мнения.
Автор: Андрей Андрющенко, Сергей Литвак.

pic

Необходимость перехода на электронную отчетность

Новое время выдвигает новые требования к технологиям и способам ведения дел. Устойчивая тенденция значительного роста объемов информации, необходимой для принятия решения, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в гораздо большем количестве, чем это было раньше, хотя бы десятилетие назад. Традиционные методы работы становятся малоэффективными и в принципе бесперспективными.
Одним из приоритетных направлений развития информационных технологий на данный момент является оказание налогоплательщикам помощи в создании и применении на практике средств формирования и сдачи отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации.

Максимальная автоматизация процессов, связанных с налогообложением, стала не только насущной потребностью, но и необходимым условием успешной реализации реформы всего документооборота и, в частности, налогового.
Налогоплательщик вправе выбирать: подавать отчетность в электронном виде по каналу связи или по-прежнему стоять в очереди в налоговой инспекции. Следует помнить, что системы информационного взаимодействия подразумевают единый подход к процедуре представления отчетности и строгое соблюдение правил, ее описывающих. Даже небольшое отклонение приведет к тому, что стороны информационного обмена перестанут понимать друг друга, а следовательно, «взаимодействия» не произойдет. Конфликт между налогоплательщиком и налоговыми органами может возникнуть в случае ошибки при ручном вводе информации в системы ее обработки, которые должны быть развернуты в каждом налоговом органе независимо от уровня. Причем они вызывают не только потери рабочего времени, но и способствуют формированию негативного отношения между налогоплательщиками и сотрудниками налоговых органов.
В настоящий момент использование компьютерных технологий для автоматизации управления производством и бухгалтерской деятельности уже стало массовым явлением. Бурно развиваются сфера телекоммуникационных услуг и Интернет. В связи с этим вполне естественными выглядят многочисленные попытки применить современные технологии для формирования и представления налоговой и бухгалтерской отчетности в налоговые органы.
Прогресс в сфере компьютерных и телекоммуникационных технологий создает технические предпосылки для постепенного перехода от традиционного документооборота, основанного на бумажных носителях, к электронному.

Анализ мировой практики

Однако реализации возможностей, которые предоставляет нам техника, препятствует отсутствие надежной правовой базы. В частности, законодательная база по электронной цифровой подписи — основа основ достоверности в ходе обмена информацией. А какова ситуация в странах СНГ, что можно почерпнуть из их опыта?
В начале 2002 года в России был принят федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», что, безусловно, создает правовую базу широкому внедрению электронного документооборота во всех сферах деятельности, в том числе в сфере государственного управления. Отметим, что для этого пришлось провести большую подготовительную работу. Ведь при сдаче налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде очень важно обеспечить юридическую значимость представляемых документов и гарантировать конфиденциальность передаваемых таким образом данных.

pic

Уже на протяжении нескольких лет законодательством России предусмотрена возможность сдачи отчетов по доходам физических лиц на магнитных носителях. К настоящему времени на магнитных носителях сдается около 95% справок работодателей по этому виду налога. При этом совсем не обязательно представлять данные на бумажном носителе. Юридическая значимость представленных данных подтверждается сопроводительными бумажными документами, в которых указывается, какие виды отчетности и за какой период представлены на магнитном носителе. Проводились также эксперименты по приему налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности на магнитных носителях. Но, как правило, магнитный носитель лишь дублировал данные на бумаге, позволяя несколько сократить время на прием и обработку данных, но не решая проблему по существу.
Но будущее за бесконтактными и безбумажными технологиями сдачи отчетности. Бесконтактность сдачи, а со временем и анонимность отчетности, точнее, ее обезличенность для конкретного проверяющего является залогом оздоровления взаимоотношений государства в лице налоговых работников и налогоплательщиков. Устраняется почва для финансовых злоупотреблений и коррупции, создающаяся при личном контакте. Безбумажность же повышает эффективность работы системы анализа отчетности, не говоря о сохранении лесных ресурсов планеты.
Отдельные эксперименты, которые проводились в разных регионах России, и анализ зарубежного опыта позволяют сделать вывод о принципиальной возможности перехода на безбумажные и бесконтактные методы представления отчетности не только в принципе, но и в самой ближайшей перспективе.
Не отстает от России и Украина, которая одной из первых среди стран СНГ начала внедрять в системы налогообложения электронный вариант отчетности с применением интернет-технологий.

pic

Установив какой-либо из представленных на программном рынке терминал, пользователь получает полный комплект бланков и форм отчетности, которые постоянно обновляются в соответствии с изменениями в законодательстве. Эта система помогает формировать отчеты, в частности считает нарастающие итоги, выявляет допущенные ошибки и даже предлагает варианты их исправления.
Данный терминал представляет собой два автоматизированных рабочих места плательщика налогов и налогового инспектора, компьютерный обмен информации между которыми зашифрован. Уникальный ключ к пакету хранится у плательщика налогов и в налоговой инспекции. Терминал имеет защиту от несанкционированного распространения. Такой системой в Украине уже пользуется около 25 тысяч субъектов хозяйственной деятельности.
Некоторые шаги по направлению к переходу на электронную отчетность сделаны в соседнем Казахстане. Там утверждены правила приема налоговыми органами отчетности от налогоплательщиков в электронном виде, но пока это касается лишь передачи информации на магнитных носителях. (Ред.: Об эстонском опыте — см. статью «Скоро даже правительство станет электронным», InfoCOM.UZ, №4, 2003).

Варианты решения данной проблемы

При решении задачи перехода на электронный документооборот в первую очередь должна быть решена проблема защиты информационного обмена и подтверждение его достоверности.
Защита информации при представлении отчетности по электронной почте будет обеспечиваться комплексом организационных и программно-технических мер. Организационные меры по обеспечению информационной безопасности предполагают регламентацию взаимоотношений участников обмена информацией и строгое соблюдение порядка обмена электронными документами при сдаче налоговых деклараций и форм отчетности.

pic

Программно-технические меры заключаются в использовании сертифицированных средств криптографической защиты информации и автоматическом выполнении функций специального регламента электронного документооборота, что гарантирует не только конфиденциальность переписки участников системы, но и разрешение разного рода конфликтных ситуаций, возникающих между ними.
Механизм разрешения конфликтных ситуаций допускает досудебные разбирательства и будет зафиксирован в порядке обмена. Налогоплательщик, участвующий в системе электронного документооборота с налоговыми органами, берет на себя обязательства соблюдать регламент обмена и правила работы со средствами криптографической защиты информации.
Средства криптографической защиты информации обеспечивают электронную цифровую подпись (ЭЦП) и шифрование, имеющее гарантированную стойкость. Шифрование защищает от несанкционированного просмотра электронного документа третьими лицами при передаче по общедоступным каналам связи, а ЭЦП гарантирует однозначную идентификацию отправителя и защиту электронного документа от искажений.
Помимо этого в налоговых органах должен быть утвержден перечень документов, подлежащих представлению в налоговые органы в электронном виде.
Учитывая тот факт, что для обработки налоговой отчетности и ведения баз данных используются разнообразные программные средства, необходимо обеспечить совместимость и «взаимопонимание» этих программ с помощью некоего единого формата представления данных бухгалтерской и налоговой отчетности в электронном виде. Эти проработанные и унифицированные форматы будут открыты для использования всеми разработчиками программных средств для налогоплательщиков и налоговых органов.

pic

Возможно, на первом этапе налогоплательщикам будет необходимо хранить бумажные копии налоговых деклараций, переданных в налоговые инспекции в электронном виде по каналам связи, у себя. При представлении налогоплательщиком документов в электронном виде налоговый орган должен будет принять налоговую декларацию и передать налогоплательщику квитанцию о приемке в электронном виде. Фактически это будет та же декларация, но уже заверенная электронной цифровой подписью уполномоченного лица налогового органа.
Регламент обмена электронными документами при представлении отчетности по каналам связи предполагает некоторую последовательность действий, которые должны быть выполнены в автоматическом режиме.
При отправке отчетности налогоплательщиком файл отчетности подписывается ЭЦП налогоплательщика, зашифровывается и отправляется на сервер электронной почты оператора. При получении этого электронного документа в налоговой инспекции он расшифровывается, проверяется совпадение ЭЦП налогоплательщика, что гарантирует отсутствие искажений при поступлении документа в налоговый орган, равно как и невозможно внесение изменений со стороны работников налоговых органов без обнаружения изменения электронного документа. Если результат проверки ЭЦП положительный, то электронный документ подписывается второй подписью (ЭЦП налоговой инспекции), зашифровывается и отправляется налогоплательщику. Одновременно электронный документ с двумя ЭЦП (налогоплательщика и инспекции) сохраняется в архиве инспекции для предъявления в случае возникновения спорной ситуации по поводу содержания документа. Если результат проверки ЭЦП отрицательный, то файл отчетности не принимается, а налогоплательщику высылается соответствующее уведомление. Налогоплательщик, получивший свой файл отчетности с двумя ЭЦП, также сохраняет его в архиве для предъявления при возникновении спорной ситуации по поводу содержания документа. Все эти процедуры документируются, в протоколах отмечаются дата и время совершаемых операций.
Кроме того, в налоговой инспекции файлы с формами отчетности перед обработкой проходят входной контроль на соответствие требованиям формата. По результатам входного контроля формируется протокол, который подписывается ЭЦП налоговой инспекции и также отправляется налогоплательщику.
Данный порядок создает почву для корректного разрешения конфликтных или же спорных ситуаций, связанных со сдачей отчетности.

Условия перехода на систему электронного документооборота

Для того чтобы иметь возможность передавать налоговую и бухгалтерскую отчетность в электронном виде по каналам связи, налогоплательщик должен будет согласовать свои взаимоотношения с налоговыми органами. Смысл этой процедуры состоит в том, что налогоплательщик уведомляет налоговый орган о своем желании в дальнейшем передавать отчетность именно по каналам связи, а не на бумаге и обязуется соблюдать все правила и процедуры. При этом налоговый орган регистрирует налогоплательщика как участника электронного документооборота и соответствующим образом настраивает свои средства на прием отчетности от данного налогоплательщика.

pic

Другим серьезным условием представления налоговых деклараций в электронном виде является использование программных и аппаратных средств, обеспечивающих возможность формирования данных налоговой декларации для их последующего представления в виде электронных документов по каналам связи и на магнитных носителях в соответствии со стандартами, форматами и процедурами, утвержденными соответствующими государственными органами или службами.
При решении данной задачи можно было бы использовать профессиональную бухгалтерскую программу с адаптированным под вышеописанные форматы предоставления электронной отчетности интерфейсом. Для этого существуют предпосылки и некоторый опыт работы различных средств передачи информации об электронных платежах, условно называемых «Банк-Клиент».
Естественно, что данный интерфейс должен обеспечивать подписание передаваемых электронных документов электронной цифровой подписью и проверки электронных цифровых подписей, поставленных на полученных электронных документах, при помощи средств, совместимых с аналогичными средствами, используемыми налоговыми органами, а также криптографическую защиту передаваемой информации.
В противном случае система не будет работать, поскольку не будет гарантирована юридическая значимость электронных документов и обеспечена конфиденциальность обмена.

Преимущества и недостатки электронной отчетности

С введением электронного документооборота между налоговыми органами и налогоплательщиками работникам налоговых органов не надо тратить время на ввод данных с бумажных носителей в компьютерные базы данных. Кроме того, декларации, поступающие от налогоплательщиков, не содержат арифметических ошибок и неточностей в оформлении обязательных реквизитов.
Для налогоплательщиков же эта система дает не менее ощутимые преимущества: нет необходимости тратить время в очередях, отчетность точно соответствует всем утвержденным требованиям, обновления форм отчетности налогоплательщикам передаются разработчиками программного обеспечения по каналам связи. Кроме того, по тем же каналам связи налогоплательщики получают из инспекций все информационные материалы, которые обычно размещаются в инспекциях на досках объявлений. И, наконец, главное: в рамках этой системы у налогоплательщиков появляется возможность посылать в инспекции по электронной почте запросы об информации о состоянии своих расчетов с бюджетами разных уровней и оперативно получать соответствующие выписки.
Таким образом, речь идет уже не просто о системе сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности, а о более широкой системе информационного обмена между налогоплательщиками и налоговыми органами.
Из недостатков следует отметить то, что подключение и участие в системе представления отчетности в электронном виде по каналам связи будет осуществляться на платной основе, примерно как сейчас это происходит с использованием Интернета. Но это уже дело налогоплательщика решить для себя вопрос перехода на новую систему, сопоставив затраты и выгоды. Можно ведь по старинке постоять в очереди.
К сожалению, электронная отчетность находится в самом начале пути. Проблемы и трудности, обычно сопутствующие внедрению новых технологий, неизбежны. Усилия разработчиков должны быть сконцентрированы на следующих основных направлениях:

• разработка схем представления отчетности на магнитных носителях с использованием средств ЭЦП
• формирование перечня форм деклараций, принимаемых в электронном виде
• оснащение программно-техническими средствами для работы с электронной отчетностью и обучение кадров
• отработка схем информационного обмена на основе web-технологий.

При этом нельзя игнорировать различия, существующие как между отдельными регионами, так и внутри регионов, по степени развитости телекоммуникационных систем и каналов связи. Далеко не у всех налогоплательщиков имеются компьютеры, не говоря уже о модемах и доступе в Интернет или к электронной почте. Да и «привыкание» к новым технологиям потребует определенного времени.
Особого внимания заслуживают малые предприятия и частные предприниматели. Для них необходимо разрабатывать специальные схемы с привлечением специализированных фирм, оказывающих комплексные услуги по ведению бухгалтерского учета, подготовке и представлению отчетности в налоговые органы.
Авторы надеются, что данная статья по внедрению новых технологий в документооборот вызовет понимание и заинтересованность со стороны налогоплательщиков и разработчиков и будет являться приглашением к дискуссии по данному вопросу.

Orphus system
Подписывайтесь на канал infoCOM.UZ в Telegram, чтобы первыми узнавать об ИКТ новостях Узбекистана
В Telegram
В Одноклассники
ВКонтакте