О проблемах со списанием чернил, порошка, бумаги и картриджей
14 мая 2004
Рубрика: Обзоры и мнения.
Автор: .
pic

Я сам не бухгалтер, но я им сочувствую. Каждый новый день приносит новые инструкции, выполнять которые нужно было с первого дня месяца, а сегодня уже двадцатое. Дополнения к инструкции типа: «Пункт пять дополнения три с изменениями от 20.05.99 отменить и дополнить пунктом три приложения номер пять» — стали уже привычными, а очередной переход на «новый новый» план счетов обычной практикой. Только постоянно отслеживающий все изменения и дополнения бухгалтер в состоянии видеть всю картину, да и то только после очередного семинара. Впрочем, данная статья не об этом, а о том, с чем столкнулись бухгалтера при повальном внедрении компьютерной техники. Сегодня основным печатающим устройством в офисе стал принтер. В последнее время появились еще и многофункциональные устройства «все-в-одном»: сканер-принтер-копир-факс. Печать осуществляется при помощи электрографического метода с использованием специального порошка или струйной печати (термоструйной, пъезоструйной) с использованием специальных чернил, кое-где встречаются матричные принтеры, печать на которых осуществляется с использованием красящей ленты или копирки, как на старых печатных машинках. Что касается матричных принтеров, то, наверное, нет смысла на них останавливаться — их не так много, да и бухгалтера уже многие годы знают, как учитывать и списывать расход ленты или копирки. Мы поговорим о расходе картриджей, порошка, чернил для лазерных и струйных принтеров.

Особенности учета расходных материалов
в лазерных принтерах

Расходными материалами для лазерного принтера являются: картридж (сменный элемент, как правило, состоящий из бункера с порошком и светочувствительного вала) и порошок. Замена же термопленки (или термовала) и других запчастей, износ которых напрямую зависит от количества копий, обычно относят к ремонту, но не заправке. Большинство производителей не предусматривают заправку картриджа у лазерного принтера, хотя есть немногочисленные модели принтеров (например, у XEROX), в которых есть специальное окошко для заправки порошка. Если мы имеем дело с лазерными принтерами HP, то картридж этих принтеров не рассчитан на заправку, но многие (практически все) пользователи покупают «левый» (то есть не одобренный производителем) порошок и несколько раз заправляют картридж. Картриджи у разных моделей принтеров, как правило, тоже разные и могут стоить также по-разному. Картриджи на наиболее массовые модели обычно дешевле. Есть еще и такая закономерность: если принтер снимается с производства, то сначала картриджи для него сильно дешевеют (дабы освободить склады), затем исчезают и опять появляются, но очень подорожавшими (иногда и в два раза), да к тому же огромное количество «новых» картриджей для «старых» принтеров делаются из реставрированных старых с добавлением новых запчастей.

pic

Так вот, «стартовый» картридж у нового, недорогого лазерного принтера может отпечатать всего 500 копий, в то время как обычный картридж рассчитан на 2500-3000. А все потому, что сегодня стоимость самого принтера для производителя не столь важна, как стоимость одноразовых картриджей, которые впоследствии в большом количестве купит у него потребитель. Это очевидно на примере струйных принтеров, когда стоимость двух (черный и цветной) новых картриджей всего на $15-20 дешевле, чем стоимость нового принтера. Итак, вы купили новый недорогой принтер и, отпечатав всего 500-1000 страниц, идете покупать новый картридж или заправляете «стартовый», но «левым» порошком. Вопрос, которым задаются все бухгалтера (дай Бог им здоровья) — а на какое количество копий рассчитан один картридж или одна заправка? Вопрос, конечно, интересный.
Согласно расчетам производителя, при 5% заполнении отпечатка страницы на идеальной бумаге, на новом принтере картридж печатает, как правило, 2500-3000 страниц. Но если вы печатаете текст с графическими вставками или с фотографиями, то как посчитать, сколько процентов заполнения страницы фактически было и во сколько раз реально больше было израсходовано порошка. Печать абсолютно черной страницы — это 100% заполнение, расход порошка в 20 раз больше, а значит, картриджа хватит не более чем на 125-150 страниц.
Есть и второстепенные факторы, влияющие на расход порошка. В первую очередь к ним относят печать с разным разрешением. Например, при печати образца с разрешением 1200х1200, за счет того, что принтер печатает с ярко выраженной градацией серого цвета (имеется в виду монохромная печать, о цветной несколько ниже), расход порошка ниже порой даже в разы. Вторым фактором, влияющим на повышение расхода порошка, является повторная заправка картриджа, потому что от заправки к заправке валы все более снашиваются, зазоры увеличиваются, порошок начинает даже сыпаться. Следовательно, у повторно заправленных картриджей расход выше, и тем выше, чем большее количество раз вы заправляли картридж. Обычно картридж заправляют не более четырех раз. Третий фактор, влияющий на перерасход, — качество используемого порошка. Любой самый «оригинальный» порошок от стороннего производителя (особенно если картридж не рассчитан на дозаправку) делается по иной, нежели у производителя, технологии. Сегодня многие производители используют специальный химически выращенный порошок, у которого гранулы имеют округлые формы, малые размеры, антистатичность (в данном случае имеется в виду «неслипаемость» в комочки. Понятно, что порошок должен «наэлектризовываться» в нужный момент, чтобы переноситься посредством светочувствительного вала на бумагу) и строго определенную температуру плавления. Дешевый порошок стороннего производителя делается из черного пигмента путем его измельчения истиранием (а не химического выращивания), следовательно, размер гранул порошка разный, крупные частицы после спекания срезаются ракелем (специальный нож) и засоряют картридж, мелкие просыпаются сквозь не рассчитанные на (размером с «пыль») них щели в картридже. В общем, качество печати падает, а расход порошка увеличивается. В данном случае получается, что даже если в картридже и остался порошок, то принтер все равно печатать не будет — остаток порошка просто не сыплется, так как слишком крупный. Четвертый фактор. По мере износа валов принтера падает его совокупная «экономичность», то есть с печатью каждой новой сотни страниц принтер потребляет большее количество порошка за счет износа трущихся деталей и увеличения зазора между ними. В старый принтер без респиратора лучше не заглядывать. Многие руководители, приобретая принтер, смотрят, прежде всего, на его цену, а вот на его месячный ресурс (не имеется в виду скорость печати) внимание обращают реже. Даже если принтер имеет ресурс, скажем, 6000 копий в месяц, это не означает, что можно в течение одного рабочего дня отпечатать на нем 6000 копий, а потом оставшиеся дни дать ему отдохнуть. Несоответствующий реальной месячной нагрузке принтер работает на пределе — расход порошка также увеличивается.

pic

Есть и субъективные причины. Помимо банального обмана, когда вы покупаете восстановленный картридж с неоригинальным порошком, при заправке порошка вам могут его просто недосыпать граммов так на «надцать».
На расход порошка влияет также и качество носителя, то есть бумаги. Если вы используете бумагу, порезанную кустарным образом, то концы пачки могут быть слипшимися и принтер при печати захватывает сразу несколько страниц. Бумага застревает в печатном тракте, он деформируется, и после удаления бумаги расход повышается, так как зазоры увеличились, порошок сыплется. Если картридж из-за плохой бумаги «заполосил», то расход может увеличиться в несколько раз. Иногда, извлекая бумагу, пользуются различными металлическими предметами (например, пилка для ногтей), которыми повреждают термопленку, в результате порошок высыпается прямо на закрепляющий термоэлемент — расход тонера растет, принтер нуждается в ремонте. На некоторые типы дешевой волокнистой бумаги также уходит больше порошка.
Учет расходных материалов у цветных лазерных принтеров еще более сложный, так как в них используются уже четыре картриджа, а также дополнительный барабан переноса изображения. Так, например, у новых моделей принтеров HP LJ 1500/2500 используются один черный и три цветных картриджа, расход порошка в которых при 5% заполнении страниц должен составлять около 4000 страниц. Получается, что четырех картриджей должно хватать аж на 16000 страниц (4000х4), но это не так. При цветной печати цвета как бы накладываются друг на друга (они даже наносятся на пленку переноса изображения поочередно), и в зависимости от конкретного оттенка цвета системы CMYK каждого цвета порошка добавляется в разных пропорциях. Если ваш дизайнер любит какой-либо цвет более других или цветной отпечаток должен быть строго определенной цветовой палитры (например, товарный знак), то некоторых картриджей хватает на меньшее количество копий, а некоторых — на большее. К тому же цветные принтеры созданы для того, чтобы печатать цветные картинки, а не голый текст, соответственно заполнение страниц всегда превышает 5%, а фактически составляет не менее 40-80%. Причем невозможно определить, какого цвета порошка сколько тратится. Практика показала, что одного комплекта картриджей, как правило, не хватает даже на 1000 страниц печати, например, журнала infoCOM.UZ. При этом некоторые цвета кончаются раньше других.
На каждые два комплекта картриджей необходимо менять один барабан переноса изображения, так как в нем изнашиваются и пленка переноса, и светочувствительный вал. Некоторые новые модели цветных лазерных принтеров (например, HP LJ 1500/2500) имеют «умные» картриджи (Smart cartridge) со встроенной микросхемой, которая считает объем оставшегося порошка и количество сделанных копий. После определенного числа копий, когда порошок в картридже заканчивается, чип блокирует использование картриджа, и вы его уже никогда не заправите (ни чужим, ни оригинальным порошком). Такой же чип стоит и в барабане переноса изображения. Вполне свежие картриджи приходится списывать и покупать абсолютно новые. Печально.

Феномен дорогой, дешевой струйной печати

Уверен, что те, кто дочитал статью до этого места, уже в прострации — как определить нормы расхода порошка у лазерных принтеров? Могу успокоить у струйных принтеров все еще более сложно. Струйный принтер может претендовать сразу на два места в Книге Рекордов Гиннесса: первый — как самый недорогой цветной принтер, второй — как самый дорогой цветной принтер. Действительно, цена самого простого струйного принтера сегодня не превышает семидесяти долларов США. Однако с учетом высокой стоимости расходных материалов для струйного принтера он является рекордсменом по себестоимости печати. Некоторые из нас, купив недорогой принтер, израсходовав входящие в комплект картриджи, уже больше никогда не использовали его, потому что купить новый комплект картриджей иногда стоит столько же, сколько купить новый принтер.
Каждый струйный принтер (не говорю цветной, потому что нецветных уже не выпускают), как правило, имеет черный и цветной картриджи. Современные фотопринтеры могут иметь либо дополнительный фотокартридж или второй цветной картридж. Используемая технология струйной печати определяет и оттенки с объемами расхода картриджей или чернил. У наиболее популярных у нас принтеров производства HP используется термоструйная печать, причем картриджи одновременно являются и чернильницей, и печатающей головкой. У другого авторитетного производителя — компании Epson альтернативная технология — пъезоэлектрической струйной печати. В принтерах Epson головка печати отдельная от чернильниц. Во втором случае получается, что стоимость чернильниц по идее дешевле, чем чернильницы с картриджем. Однако сухой климат Узбекистана приводит к тому, что сопла головки принтера Epson приходится чистить чаще, что приводит в повышенному в несколько раз расходу чернил, потому что во время прочистки головки чернила просто продуваются через сопла, промывая головку. К тому же летом, не использовав в течение нескольких дней принтер Epson, как правило, приходится менять засохшую головку. Обычно картриджи кладут в специальный контейнер или герметичный пакет и хранят в холодильнике (не в морозильной камере).

pic

Цветной картридж в большинстве струйных принтеров, продаваемых в Узбекистане, имеет три резервуара для разного цвета чернил ( у фотокартриджа четыре и даже шесть), интегрированных вместе с головкой печати. Все это приводит к тому, что цена на картридж составляет минимум $30, а полный расход всего одного цвета чернил приводит к выходу из строя всего картриджа. Есть еще и разные по емкости чернил картриджи, так, например, входящие в комплект поставки принтера картриджи имеют объем порядка 18 мл, а максимальный объем может быть 28 мл.
С количеством копий, получаемых от одного струйного картриджа (или комплекта) вообще полная чехарда. Некоторые производители указывают чуть ли не 300-1000 копий. Это далеко не так. Во-первых, все зависит, в каком режиме вы печатаете (опять-таки с учетом процента заполнения страницы). Например, в фоторежиме с максимальным разрешением с применением какой-нибудь технологии улучшения изображения (например, знаменитая технология HP Photo REt) расход чернил увеличивается в 3-6 раз, в зависимости от используемой бумаги. Если в лазерном принтере расход порошка зависит от качества бумаги лишь отчасти, то в струйной печати очень и очень существенно. Если использовать простую «ксероксную» бумагу (а мы обычно ее и используем), то, например, при печати фотографии бумага, сильно пропитанная чернилами, может даже покоробиться. Поэтому необходимо использовать специальную фотобумагу (как правило, она матовая) для струйной печати, которая не впитывает столько чернил и не позволяет изображению расплываться и выцветать на солнце. Стоимость такой бумаги достаточно высока в 5-10 раз и дороже обычной.
Наша практика показывает, что одного фотокартриджа хватает не более чем на 40 страниц А4 при печати фотографий, а простого цветного картриджа хватает не более чем на 100 страниц. Конкретное число страниц зависит и от принтера, и от картриджа (особенно его объем), и от бумаги, и от процента заполнения страниц. Пойди, установи нормы расхода.
Расход чернил летом всегда выше, чем в осеннее-зимний период, потому что сухой летний воздух Узбекистана приводит к тому, что принтер чаще осуществляет прочистку головок, а это приводит к излишнему расходу чернил. Замечено, что наличие в офисе компании кондиционера, и особенно аквариума с рыбками, снижает на 5% расход чернил. Впрочем, это не официальные данные.
Сегодня ввиду особого состава термоструйных чернил осуществляют только заправку черного картриджа, но опять же не оригинальными чернилами. Черный цвет получается несколько серым, а изображение расплывается больше, чем обычно. Цветные картриджи заправляют редко, особенно если это фотокартридж. Чернильницы к принтерам Epson заправляют чаще, но при этом чаще выходит из строя головка, стоимость которой около $50-60 (ее еще нужно найти и поменять).

Вместо выводов

Ну вот, поднял больную тему и теперь даже не знаю, что посоветовать бухгалтерам в плане корректного списания расходных материалов на вышеназванные принтеры. Учитывая, что каких-либо инструкций по данному вопросу нет (по крайней мере я о них не знаю), можно посоветовать для каждого предприятия сделать собственную внутреннюю калькуляцию расхода порошка, чернил и картриджей, с учетом специфики документооборота вашего предприятия и потребностей в качестве, цвете и других параметрах печати. Можно производить списание расходных материалов по факту, согласно разовым актам, но потом это надо будет четко аргументировать перед проверяющими (особенно, если это отражается на составе затрат для исчисления налога на прибыль). Как бы там ни было, но мне кажется, что данная статья, возможно, даст по крайней мере технологическое понимание проблемы расхода и списания упоминаемых в ней расходников.

Orphus system
Подписывайтесь на канал infoCOM.UZ в Telegram, чтобы первыми узнавать об ИКТ новостях Узбекистана
В Telegram
В WhatsApp
В Одноклассники
ВКонтакте