Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот» в СП «ЧИРКОМ»

pic

Информацию о фундаментальных понятиях Системы электронного документооборота (СЭД) можно найти практически везде: это книги, журналы, электронные издания, где подробно рассказывается о том, что это такое, как заниматься внедрением и иногда приводятся опыт и методология внедрения. Но опыт в большей степени касается предприятий зарубежных стран или стран СНГ.
Мы же хотим поделиться опытом практиков, внедривших систему электронного документооборота в совместном Узбекско-швейцарском предприятии «ЧИРКОМ»

Бурное развитие информационно-коммуникационных технологий, всеобщее развитие и расширение сетей телекоммуникаций в нашей республике, интеграция ее в мировое информационное пространство ставит перед национальными операторами телекоммуникаций важные и неотложные задачи по внедрению современных услуг связи во все отрасли экономики.

Важность и актуальность происходящих преобразований в сфере телекоммуникаций республики является предпосылкой и жизненной необходимостью для перехода предприятия связи на современные, отвечающие мировым стандартам методы управления производственным процессом. Одним из современных инструментов управления предприятием являются системы электронного документооборота, в частности система ЕВФРАТ-Документооборот, которая внедрена в СП «ЧИРКОМ».
СП «ЧИРКОМ» — это предприятие, предоставляющее услуги электросвязи и услуги по подключению Интернета в городе Чирчике и Ташкентской области. В «ЧИРКОМЕ» впервые в Узбекистане были внедрены самые совершенные по мировым стандартам средства телекоммуникации.
В результате цифровизации и модернизации сети, а также благодаря работе специалистов СП «ЧИРКОМ» население обеспечено современнейшими средствами телекоммуникации.
Несмотря на то, что на момент внедрения системы электронного документооборота предприятие имело современное электронно-техническое оснащение и хорошо отлаженную взаимосвязь между отделами по локальной компьютерной сети, документооборот производился только на бумажных носителях, что являлось причиной необоснованно длительных сроков исполнения и отсутствия должного контроля за исполнением документов.
Сложившаяся ситуация, а также необходимость повысить эффективность управления предприятием, используя современные технологии и подходы, и уже имеющиеся ресурсы (компьютеры и локальную сеть) стали предпосылками внедрения системы электронного документооборота (СЭД).
Исходя из этого, была поставлена задача: «Разработать и внедрить на предприятии систему электронного документооборота, отвечающую нижеприведенным требованиям:

1. Ведение регистрации документов и их хранения в электронном виде.
2. Регламентированный доступ к электронным документам.
3. Контроль исполнения по документам системы и заданиям в электронном виде.
4. Масштабируемость и модульность разрабатываемой и внедряемой системы.
5. Наличие руководящей документации к разработанному продукту.
6. Обучение персонала работе с разработанной системой электронного документооборота».

Для реализации этой задачи мы выбрали систему электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот». Чтобы понять, почему мы сделали такой выбор, нам хотелось бы рассказать немного о самой системе.
«ЕВФРАТ-Документооборот» — это система электронного документооборота, разработанная Cognitive Technologies Ltd. (www.cognitive.ru) — ведущим российским проектным интегратором, разработчиком программного обеспечения и поставщиком прикладных решений в области комплексной автоматизации предприятий. Эта компания принимает активное участие в ФЦП «Электронная Россия». В Узбекистане официальным партнером Cognitive Technologies Ltd. является ЧФ «Pro-texnika» (именно они производили работы по внедрению системы у нас).
Система предоставляет пользователям следующие возможности:

1. Регистрация документа
При регистрации каждому документу в системе присваиваются уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в организации стандартами и формируется соответствующая РКК документа.
Поля РКК могут заполняться как вручную (набивка с клавиатуры), так и с использованием различных средств автоматизации. Система «ЕВФРАТ-Документооборот» обладает рядом функциональных особенностей, которые значительно упрощают регистрацию и работу с электронными документами. Например:

• автоматическая генерация номера и текущей даты
• подстановка значений из словарей, справочников, классификаторов
• подстановка даты из календаря
• использование уникальной технологии Drag&Recog (перетащи и распознай).

pic

Регистрируемые документы распределяются по потокам: входящий, внутренний, исходящий. Администратор имеет право корректировать их (создавать/удалять, давать название, регулировать текущее значение счетчиков).

2. Рассылка документа
Целый ряд документов носит статус информационных, по которым задания могут и не появиться, но ознакомиться с которыми должны те или иные сотрудники. Такие документы подлежат рассылке по отдельным пользователям системы «ЕВФРАТ-Документооборот» или по заранее созданному списку рассылки.
Рассылка документов производится по внутренней почтовой службе системы ЕВФРАТ-Документооборот.

3. Контроль исполнения документов
Данная функция системы позволяет автоматически контролировать сроки исполнения документа и поручений по нему и формировать отчеты о ходе их исполнения. Постановка документа на контроль — это формирование поручения конкретному сотруднику организации или группе сотрудников с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения документа.
Результатом исполнения документа является отчет об исполнении (информация по исполнению документа и результаты, полученные в процессе исполнения документа).
Исполнителем по документу (поручению) могут быть как один, так и группа сотрудников компании. При назначении нескольких исполнителей обязательно выделяется один ответственный исполнитель, а остальные будут являться соисполнителями.
Поручение по документу включает в себя текст задания, срок его исполнения, фактическую дату выполнения, имя контролера, имя исполнителя.
При задании нескольких поручений по документу дается возможность выбора режима их исполнения — последовательный или произвольный. В первом случае последовательность поручений означает маршрут документа, то есть следующий исполнитель получает документ (уведомление, что ему надо с ним работать и возможность его редактировать) после выполнения задания предыдущим. Во втором случае все исполнители сразу получают уведомления. При этом каждое поручение заносится в списки заданий исполнителей, но если очередь до задания (исполнителя) не дошла (при последовательном режиме исполнения), оно имеет статус «Не начатое».

pic

4. Поиск документа
Функция обеспечивает мгновенный поиск документов по любому виду запроса. Результат поиска — это список документов, удовлетворяющих запросу и содержащий перечень значений реквизитов найденных документов.
При поиске «ЕВФРАТ-Документооборот» предоставляет возможность задавать интервалы, в которых изменяются значения поисковых реквизитов. В этом случае будут найдены все документы, содержащие реквизиты со значениями из этих интервалов.
Для документов, имеющих текстовое представление, система обеспечивает возможность поиска по словам и фразам, содержащимся в документе — контекстный поиск. Кроме того, если в регистрационной карточке заполнено поле «Краткое содержание», то можно осуществлять контекстный поиск, по словам и словосочетаниям, записанным в этом поле. Также возможно организовывать поиск одновременно по реквизитам и по контексту документа.
Результатом поиска во всех случаях является список документов в виде их имен объектов. Список оформляется так, чтобы была возможность перейти к просмотру документа в отдельном окне.
Отдельный вид поиска — поиск по контрольным документам и поручениям. Данный вид поиска позволяет получить оперативную информацию о состоянии того или иного задания.
Расширенный поиск, который позволяет искать документы по любой комбинации реквизитов (полей регистрационных карточек) с заданием списка или диапазона значений и логических условий И-ИЛИ-НЕ. Также несколько видоизменен диалог общего поиска: контрольные параметры документа вынесены на отдельную вкладку.

5. Просмотр документа
Для просмотра документа в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» необходимо вызывать его РКК. Просмотр присоединенных файлов делается в отдельном окне путем вызова из списка этих файлов и осуществляется с помощью встроенной программы просмотра системы «ЕВФРАТ-Документооборот». В окне просмотра файлов дается возможность экспорта их во внешнее приложение, а также печати.

6. Редактирование документа,
работа с документом в группе

Редактирование документов, зарегистрированных в системе «ЕВФРАТ-Документооборот», осуществляется пользователями, имеющими право на это действие.
Под редактированием понимается изменение записей в полях РКК, отсоединение файлов, присоединенных к документу, или добавление новых файлов (а также редактирование самих присоединенных файлов).
Если требуемый документ уже взят на редактирование другим пользователем, система выдает сообщение о том, что операция невозможна с сообщением имени сотрудника, редактирующего документ в настоящее время.
Администратор системы «ЕВФРАТ-Документооборот» со своего рабочего места может получить список редактируемых в настоящий момент документов как для всех пользователей, так и для одного выбранного. Далее он может для каждого из этих документов отменить редактирование.

7. Работа с системой «ЕВФРАТ-Документооборот» через Интернет
Для обеспечения доступа к информации сотрудникам организации, находящимся, например, в командировке, или для структурного подразделения, находящегося в другом городе, в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» возможен удаленный доступ через обычное рабочее место пользователя.
Кроме этого, удаленная работа с системой возможна также через «тонкого» клиента — MS Internet Explorer.

pic

Данная функция позволяет выполнять все основные действия с зарегистрированными документами (поиск и просмотр), а также проводить удаленное администрирование системы.
Для безопасной работы через Интернет в систему «ЕВФРАТ-Документооборот» встроен специальный модуль, обеспечивающий идентификацию пользователя при входе в систему.

8. Журналы и отчеты
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет формировать различные аналитические отчеты и журналы. В стандартный комплект поставки системы «ЕВФРАТ-Документооборот» входят типовые отчеты и журналы. Формы журналов и отчетов, а также их вид и количество могут быть изменены самим пользователем при наличии дополнительного модуля СТ Генератор отчетов.

pic

9. Печать документов
Система предоставляет возможность печатать отчеты и журналы, РКК документов, а также файлы, присоединенные к документу. Отчеты и журналы печатаются через встроенные компоненты модуля СТ Генератор отчетов.
Для печати присоединенных файлов могут быть использованы средства встроенных программ просмотра систем «ЕВФРАТ-Документооборот» или MS Internet Explorer. Печать при этом осуществляется из окна просмотра документа.

10. Оповещения и напоминания
Для оповещения пользователей о возникновении тех или иных событий (например, о появлении у пользователя нового поручения, снятии поручения с контроля, о назначении пользователя контролером и т.п.) в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» используется целый ряд служебных сообщений. Эти сообщения значительно повышают эффективность работы сотрудников, не позволяя им забывать о текущих делах, а также обеспечивают возможность качественного контроля за состоянием дел со стороны руководства или специальной службы.
Сообщения поступают в почтовый ящик пользователя по внутренней почтовой службе «ЕВФРАТ-Документооборот» и в зависимости от своего статуса распределяются по папкам «Поручения», «Контроль» и «Входящие сообщения». Отправленные пользователем сообщения помещаются в папку «Отправленные сообщения». Удаленные задания и сообщения попадают в папку «Мусорная корзина», из которой они в дальнейшем могут быть удалены совсем.
Надо отметить, что все служебные сообщения, относящиеся к данному поручению, группируются вместе. Это позволяет пользователю мгновенно ориентироваться в текущем состоянии статуса любого поручения, а также в любой момент просмотреть историю переписки по данному поручению.
Для получения информации о ходе исполнения любого поручения в системе ведется журнал хода исполнения.
Особенностью системы «ЕВФРАТ-Документооборот» являются ее гибкость и простота настройки. При этом силами самих пользователей «ЕВФРАТ-Документооборот» может меняться вместе с развитием компании.
Эта возможность предоставляется административными модулями, причем работа с ними не требует феноменальных знаний программирования:

pic

1. Администратор.
Этот модуль предназначен для настройки системы под организационную структуру предприятия, правила ведения делопроизводства и стандарты осуществления документооборота. Иными словами, при помощи этого модуля в системе «рисуется» организационная структура, заводятся пользователи и потоки документов, а также разграничиваются права пользователей и их доступ к информации.

2. Дизайнер маршрутов
Модуль служит для проектирования маршрутов движения документов в «ЕВФРАТ-Документооборот». Спроектированные маршруты сохраняются на сервере системы и могут использоваться в жизненном цикле любого из документов системы.

3. Дизайнер форм позволяет настраивать «ЕВФРАТ-Документооборот» на работу со своими собственными уникальными регистрационными формами документов.

pic

4. Менеджер журналов и отчетов позволяет создавать собственные формы отчетов и редактировать уже имеющиеся.

5. Системные протоколы
Этот модуль позволяет просматривать протоколы действий пользователей в системе.
На наш выбор повлияла также и лицензионная политика системы — лицензии покупаются не на конкретное рабочее место, а на количество одновременно работающих в системе. Организационно мы смогли задействовать в работе с системой больше пользователей, чем куплено лицензий, так как не каждый пользователь пользуется системой в течение всего рабочего дня, и пока один не работает в системе, эту возможность получает другой пользователь.
Что касается требования по масштабируемости, то система удовлетворяет им как с точки зрения функциональности, так и увеличения числа рабочих мест. На данный момент мы не используем модуль «Архивариус», но планируем ввести его в работу до конца года.
Рассказывать о Системе электронного документооборота можно много, и на это уйдет не одна статья, но хотелось бы рассказать еще и о том, как она внедрялась, как работает на нашем предприятии и что СЭД дает.

Процесс внедрения для нас разделился на три стадии:

1. Мы отвечали на вопросы сотрудников «Pro-texnika».
2. Мы вместе с ними настраивали систему.
3. Они отвечали на наши вопросы (надо отметить, что третья стадия до сих пор не прекратилась, и не потому, что нас чему-то не научили, а потому что СЭД работает и в процессе работы появляются все новые и новые задачи, которые мы пытаемся решить при помощи системы).

На первой стадии формировалась система на бумаге, и то, как она должна будет работать в соответствии с нашими деловыми процессами и процедурами. Оказалось, что это самый важный этап при внедрении, ведь именно тогда мы начали осознавать свою деятельность и значение каждого в работе не только системы, но и предприятия в целом.
Вторая стадия была особенно интересна нашим администраторам, потому что они получали реальные практические навыки по настройке системы и ее дальнейшему сопровождению. Надо заметить то, что мы решили выбрать сразу двух администраторов:

1. Администратора, который бы отвечал за взаимодействие и права пользователей, за потоки документов и правила работы с ними, за прорисовку и использование маршрутов документов.

2. Администратора, который отвечает за техническую работу системы: создает резервные копии, формирует регистрационные карточки и журналы с отчетами.

Обязанности первого администратора возложили на секретаря-референта, а второго — на одного из инженеров-программистов информационного отдела.
Они сами настраивали систему под руководством сотрудника ЧФ Pro-texnika. (Это было одним из наших требований, указанных в техническом задании).

И, наконец, третья стадия, в процессе которой мы учились и пробовали работать с системой. Изначально нас разделили на две группы: администраторы и пользователи. Администраторы по большей части проходили обучение в процессе настройки системы, мы как пользователи после. Обучение состояло из лекций и практических занятий, которые мы реализовывали прямо на своих рабочих местах параллельно с выполнением служебных обязанностей, что, на наш взгляд, является наиболее ценным опытом, используемым в дальнейшей работе.
На начальном этапе система прошла «апробирование» с устранением ошибок и появлением непредвиденных задач на момент внедрения. В результате мы научились регистрировать документы, просматривать их, контролировать их исполнение, а также писать по ним отчеты. И только после этого СЭД была введена в «промышленную эксплуатацию».

Первое время мы пытались носить отдельные документы на бумаге из кабинета в кабинет, но это просуществовало не — долго. Движения бумаг остановил генеральный директор: мы готовили ряд документов, которые необходимо было согласовывать с ним, причем нами были выданы задания в электронном виде. Мы подготовили проекты документов и распечатали их для того, чтобы генеральный директор их рассмотрел, но каково было наше состояние и изумление, когда он отказался это делать!!! Генеральный директор потребовал отчета в электронной форме с использованием системы, иначе задание считалось невыполненным. Вот так мы сделали наш первый документ в системе.
Постепенно мы стали втягиваться, и сейчас большая часть документов регистрируется в системе.
Кроме того, при внедрении мы автоматизировали такие процессы, как принятие заявки от юридического лица.
Стандартный процесс по принятию заявления об оказании услуги от юридического лица до внедрения происходил по следующей схеме:

1. Регистрация в канцелярии.
2. Наложение резолюции директором.
3. Отправка в канцелярию для направления копий в техотдел.

pic

4. Рассмотрение техотделом возможности выполнения заявки.
5. Подготовка техотделом ответа.
6. Направление в канцелярию.
7. Направление канцелярией на подпись руководителю.
8. Возвращение в канцелярию для отправки адресату.

При этом надо сказать, что существенная часть времени тратилась на перемещение документа между директором, канцелярией и техническим отделом. В техническом отделе при этом приходилось вести свой собственный журнал регистрации поступивших заявлений и производить поиск исполненных и неисполненных заявок. Не исключались и утери заявок, что приводило к недовольству и жалобам от потенциальных клиентов.
После внедрения системы появилась возможность работать по более простой схеме:

pic

1. Регистрация документа в канцелярии и занесение его в систему.
2. Постановка резолюции на документ в электронном виде.
3. Автоматическое получение техническим отделом электронной версии документа сразу после наложения директором резолюции, без необходимости обращения в канцелярию.
4. Рассмотрение возможности выполнения заявки и отправка ответа на подпись директору.
5. Подпись и отправка письма.

При этом на рабочем столе (электронном рабочем столе) руководителя отдела и директора всегда видно, какие заявки и от кого находятся на рассмотрении, срок исполнения каких подходит к концу и какие просрочены.
Отпала необходимость пересылать в технический отдел копии заявок — они поступают к ним в электронном виде с уже наложенной резолюцией директора.
Теперь мы практически не теряем документы, потому что они находятся в одном месте и никуда не переносятся, а если и переносятся, то — в системе, что дает возможность сократить время на их доставку до пункта назначения.
К сожалению, на данный момент мы не можем задействовать все функции системы в полном объеме, но надеемся, что в будущем у нас появится такая возможность, тем более что уже сейчас есть законодательная база для этого. Разрабатываются законы, стандарты и положения, призванные стать платформой для внедрения и пользования систем электронного документооборота. Приняты законы «Об информатизации», «Об электронной цифровой подписи», «О документообороте».
Что же нам дало внедрение системы?
Достигнуто значительное сокращение времени на согласование и прохождение документов, повседневный контроль исполнения документов и поручений, результатом которого являются повышение эффективности работы, оптимизация материальных и трудовых ресурсов. Прежде всего это позволило нашему руководителю и руководителям отделов контролировать процесс работы и оперативно получать информацию.
Самое главное — сделан еще один шаг к достижению конечной цели — организации управления процессом, отвечающим требованиям мировых стандартов.

Orphus system