Huawei Technologies Co., LTD
Workspace — будущее корпоративных сетей связи

pic

Американский социолог Дэвид Льюис в своей книге «Стресс-менеджер. Как сэкономить 10 часов в неделю и уйти от стресса» утверждает, что в некоторых компаниях до 97% рабочего времени менеджеров уходит на разного рода вспомогательные действия (поиск номера телефона, набор, просмотр электронной почты, получение и отправка факсов, прослушивание сообщений на автоответчике, обзвон участников рабочего совещания и ожидание их в «митинг-рум» и тому подобное) и только 3% остается на выполнение действий, приносящих непосредственную пользу. Результат неутешительный и явно не соответствует современному стилю бизнеса.

Через стандартный «боевой арсенал» менеджера: мобильный телефон, десктоп, лаптоп, смартфон, терминал видеоконференций — на него ежедневно обрушивается шквал телефонных звонков, речевой почты, факсов, электронных писем, SMS. Можно ли обработать лавинообразно растущий поток информации так, чтобы на основную работу приходилось не 3% , а хотя бы половина рабочего времени? Решить эту проблему в сетях связи следующего поколения (NGN) могут системы унифицированной связи (Unified Communication, UC), призванные кардинально повысить эффективность работы менеджера, сведя к минимуму непроизводительные затраты рабочего времени. Одну из таких систем — платформу услуг UC Workspace — предлагает Huawei Technologies.

Как работает Workspace

Эффективность работы любой организации во многом зависит от эффективности используемых средств связи.
Простой пример: придя утром на работу, вы получаете по электронной почте письмо от менеджера другого отдела о важном заказе. Вам необходимо срочно с ним связаться, чтобы обсудить детали. Но в письме указан только телефон приемной вашего офиса. В адресной книге Outlook вы ищете внутренний номер коллеги. Делаете звонок — сотрудника нет на месте. Снова ищете — теперь уже номер его мобильного телефона. Выясняется, что коллега на важном совещании, он шепотом просит перезвонить ему через час. В результате на поиски ушло 10 минут, за которые вполне можно было бы решить сам вопрос.

Как подобная ситуация будет выглядеть в Workspace? Простым щелчком мыши (функция Click-to-Dial) вы инициируете речевой вызов с автором письма, воспользовавшись для этого телефонным интерфейсом приложения Workspace — реальный номер вам не понадобится.
На унифицированном интерфейсе сообщений системы видно, доступен ли сейчас сотрудник (функция Presence). Если коллега находится вне офиса, вызов может быть автоматически перемаршрутизирован (Intelligent Routing), например, на его мобильный телефон. Если в данный момент он не может вам ответить, вызов будет переадресован на речевой почтовый ящик или на секретаря. Но в любом случае вопрос не повиснет в воздухе и не будет отложен на неопределенное время.
Мобильность — одно из главных достоинств Workspace. Где бы вы ни находились, можете быть уверены, что благодаря функциям интеллектуальной маршрутизации (Intelligent Routing), удаленного офиса (Remote Office) и временной привязки номеров (Time Binding) вы не упустите ни одного важного звонка. Достаточно указать один свой номер, а уж Workspace, в точности следуя вашим указаниям или автоматическим установкам, сама разберется, по какому номеру вас вызывать в тот или иной момент. Функция Application Sharing (совместная работа с приложениями) позволит вам, не покидая своего рабочего места, совместно с коллегами работать над документами с обсуждением правок в интерактивном режиме. Когда по телефону объяснить что-то трудно, на помощь придет функция Electronic White Board («электронная белая доска»), позволяющая набросать чертеж или диаграмму, которые ваш коллега увидит на своем мониторе.

Функции и услуги Workspace
Саll Manager (менеджер вызовов)

При входящем или исходящем вызове на экране компьютера появляется диалоговое окно, в котором можно:

• увидеть имя звонящего или вызываемого и состояние вызова:
• обработать вызов: принять, отклонить, удержать, переадресовать, направить в речевой почтовый ящик и так далее, присоединиться к конференции и прочее;
• послать абоненту IM или файл, дать ему доступ к открытому у вас файлу, воспользоваться «электронной доской».

Click-to-Dial ( набор посредством нажатия клавиши мыши)

Этой функцией оснащены все телефонные номера в службе каталогов предприятия. По щелчку мыши на ссылке телефонного номера в службе каталогов или в электронном письме немедленно открывается окно Call Manager, где вызов можно соответствующим образом обработать.

Click-to-conference (сбор конференции по адресной книге)

Услуга телефонной конференции присутствует и в традиционных коммутаторах, но там она не слишком популярна: сбор конференции происходит последовательным набором нескольких номеров — процесс затруднительный и долгий, во время которого уже приглашенные участники вынуждены впустую тратить драгоценное время. В Workspace данная процедура максимально проста: достаточно отметить в каталоге предприятия нужных участников и нажать кнопку Phone Meeting (телефонная конференция). Вызов всех участников происходит одновременно. Участие в конференции предусмотрено как с фиксированного телефона, так и с мобильного. При помощи Call Manager можно управлять ходом конференции.
Наряду с обычной телефонной конференцией можно созвать мультимедийную. Она позволит не только видеть других участников, но и коллективно работать над документами (функция Application Sharing), пользоваться «электронной белой доской» (Electronic White Board) для рисунков, поясняющих обсуждаемые вопросы, одним словом, создаст обстановку «живого» собрания — с проектором, белой доской и прочими привычными средствами проведения рабочих совещаний.

Unified messaging (унифицированные сообщения)

Обработка многочисленных информационных каналов (электронная и речевая почта, факс, телефон) требует времени и сил, причем часть сообщений может быть потеряна. В Workspace все виды сообщений можно обрабатывать на едином интерфейсе, аналогичном интерфейсу электронной почты. Факсы и сообщения речевой почты будут приходить как приложения к электронным письмам в соответствующем формате. Для оперативного подтверждения о полученных сообщениях задействуются функции извещения по SMS или IM. Более того, с компьютера можно послать любой документ на любой факсимильный аппарат, при этом не нужно распечатывать его, «колдовать» над факсом или обращаться за помощью к секретарше.

IM (мгновенные сообщения)

Услуга мгновенных сообщений позволяет посылать текстовые сообщения любому сотруднику аналогично SMS. Она совместима с SMS и службами текстовых сообщений Интернета (ICQ, Messenger и др.). В Workspace услуга IM может быть интегрирована с функциями «электронной белой доски», совместной работы с файлами и приложениями, то есть сотрудники разных отделов прямо на своих рабочих местах получат возможность совместно работать над документами, таблицами и графиками. Пользователей, с которыми приходится часто общаться при помощи IM, можно занести в список друзей (Buddy list).

Presence (присутствие)

Услуга Presence позволяет видеть состояние вызываемого пользователя: «в сети», «не в сети», «нет на месте», «на собрании», «перерыв» и другое. Пользователь может устанавливать свое состояние вручную или оно будет изменяться автоматически, например по установленному плану рабочего дня. Ваше состояние будет автоматически отображаться для тех пользователей, кто подписан на услугу вашего присутствия. Можно отобразить и состояние телефонной линии пользователя: «занято», «набор», «вызов», «свободен», даже если он находится не в сети.

Intelligent Routing (интеллектуальная маршрутизация)

Пользователи могут устанавливать нужный маршрут вызовов (на рабочий или на мобильный телефон, в гостиницу, домой) в зависимости от своего местонахождения и занятости, а также от группы (Boss, Customer, Friend, Family), к которой принадлежит вызывающий абонент. Например, перед важной встречей маршрут вызова от начальника можно направить на мобильный телефон, а звонки от друзей и коллег — в речевой почтовый ящик или секретарю. Если вы в командировке, совсем необязательно извещать коллег о своем местонахождении — достаточно установить маршрут вызова на мобильный телефон или в гостиницу. Время и маршрут вызова могут быть спланированы в соответствии с графиком рабочего времени компании и планом рабочего дня сотрудника.

Политики маршрутизации разнообразны: на мобильный телефон, на речевую почту, переадресация вызова, последовательная переадресация (по типу follow me), условная переадресация, извещение no e-mail/IM/SMS, речевое извещение о вызове. Поддерживаются конфигурация маршрутизации через Интернет и привязка политики маршрутизации к календарю.
Благодаря гибкости интеллектуальной маршрутизации вызовы не теряются, а пользователю не приходится отвлекаться на не интересующие его сообщения. Кроме того, данная функция обеспечивает пользователю приватность, поскольку публикуется номер только одного его телефона (и, как правило, не мобильного).

Управление услугами через web-интерфейс

Поставщик услуг, системный администратор предприятия и сам пользователь могут изменять набор требуемых услуг через web-интерфейс. Каждому уровню соответствуют различные права администрирования.

Служба каталогов предприятия

Служба каталогов предприятия — сердце системы Workspace. В ней динамически сохраняются все данные о сотрудниках, отслеживается их присутствие в сети, занятость телефонной линии. Адресная книга в службе каталогов — унифицированное средство обработки всех видов внутреннего документооборота: электронных писем, факсов, коротких сообщений, речевой почты и так далее.

Режимы работы

Возможны два основных режима работы системы:

1) полный аутсорсинг услуг корпоративной связи от телекоммуникационного оператора — для малых и средних предприятий, которым невыгодно содержать собственную ГТ-платформу;
2) разделение функций между предприятием и оператором для предприятий, имеющих собственную IT-платформу.

При первом режиме от предприятия требуется только оснастить своих сотрудников необходимыми терминалами (ПК, обычный телефон, IP-телефон, PDA и другие). Преимущества: отсутствие расходов предприятия на создание и поддержание собственной платформы корпоративной связи, оперативность внедрения новых услуг, быстрая адаптация корпоративной сети к росту предприятия или изменению местонахождения его подразделений.
Второй режим предполагает, что часть оборудования, к примеру сервер электронной почты и/или сервер каталога предприятия, находится на самом предприятии, а остальное NGN-оборудование для системы Workspace предоставляет оператор. В этом случае достигается большая степень конфиденциальности, например, для крупных финансово-коммерческих структур.

Workspace и эффективность организации труда

Преимущества внедрения на предприятии любого масштаба и рода деятельности системы Workspace очевидны. Резко увеличивается эффективность использования рабочего времени, а непроизводительные затраты времени (на ожидание участников собрания в «митинг-рум», поиск контактной информации, установление местонахождения нужного человека), напротив, снижаются. Повышается степень сохранности и конфиденциальности информации. Неизмеримо возрастает количество «степеней свободы» сотрудников предприятия. Любой из них знает, где находится нужный ему коллега, и уверен, что в случае необходимости свяжется с ним тем или иным способом.

Кроме очевидных для эффективной организации труда преимуществ, которые дают
описанные выше функции, существует и масса косвенных преимуществ, своего рода «недокументированных возможностей». Например, при возникновении конфликтных ситуаций, которые, к сожалению, не редкость в повседневной работе любого предприятия (кто-то кому-то что-то вовремя не послал, не известил, не сделал), всегда есть возможность объективного анализа ситуации руководителем, «разруливающим» конфликт. Система автоматически протоколирует информационные потоки любого вида, и всегда можно определить, на каком этапе имел место сбой и кто конкретно несет за него ответственность. Повышается степень ответственности сотрудников за свои действия, виден персональный вклад в успех того пли иного проекта. Эффективность менеджмента возрастает, таким образом, многократно.

Orphus system