Электронный документооборот — гарант вашего успеха

pic

Внедрение системы электронного документооборота СЭД – один из актуальных проектов в области информационных технологий. Использование СЭД должно привести к ускорению документооборота, снижению затрат на работу с бумажными документами (затраты на бумагу, копирование, доставку), сокращению времени поиска документов, повышению исполнительской дисциплины и т. п.

Система электронного документооборота для корпорации должна обеспечить требования делопроизводства по согласованию, утверждению и контролю исполнения документов, регистрацию документов, создание резолюций, ознакомление с документами сотрудников, автоматическую рассылку уведомлений и документов по электронной почте, а также ведение всей истории работы с документами, их хранение, в том числе архивное, и поиск. Программные решения СЭД, интегрируясь с Microsoft Office и существующими на предприятии бизнес-приложениями, предоставляют возможность создания произвольной отчетности на основе использования простых стандартных средств настройки и программирования.

Системы электронного документооборота могут быть ориентированы на повышение взаимодействия с клиентами, автоматизацию отдельных бизнес-процессов организации.

Большинство предприятий имеет структуру с территориально разделенными подразделениями. Задача СЭД в данном случае — обеспечить безопасную и эффективную работу с удаленными офисами и подразделениями через веб-браузер, по электронной почте, а также работу с документами и проектами, включая платежные документы, ведение платежного статуса документов. Для эффективного оперативного управления СЭД должна обеспечить календарное планирование и контроль загруженности сотрудников по работе с документами и быть удобной в работе для конечного пользователя, легкой в обслуживании и иметь невысокую стоимость, быть простой в настройке на новые виды документов и поддерживать веб-технологии.

Оптимизируя работу сотрудников, СЭД существенно уменьшает время обработки документов. По результатам исследований зарубежных аналитиков, сотрудники офиса тратят не менее 20% времени на поиск и ожидание поступления документов и столько же на их согласование и утверждение. На передачу документов между подразделениями и на подготовку стандартных отчетов о движении документов — до 20% времени. На прочие операции уходит до 40% рабочего времени.

pic

На рутинную обработку документов в лучшем случае уходит около 60% рабочего времени, а иногда сотрудники на операции с документами тратят практически весь рабочий день. При использовании СЭД на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты, и все сотрудники, обладающие правом доступа, могут получать любые документы одновременно и независимо друг от друга. Процесс согласования и утверждения документов становится прозрачным и происходит в режиме реального времени. Время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще — карточки и файлы документов в онлайновом режиме доступны всем имеющим на то право сотрудникам. Подготовка стандартных отчетов о движении документов совершается парой нажатий кнопки мыши. Отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами, поскольку СЭД обеспечивает возможность дистанционной работы как через веб-браузер, так и по электронной почте.

Использование СЭД дает преимущество, которое приводит к экономии времени, повышая производительность труда работников управления, а также обеспечивает необходимой информацией по большому массиву конкретных показателей, рассчитываемых на основе реальных данных, позволяя принимать своевременные эффективные решения.

Практические методики и подходы, которые могут быть использованы для подсчета эффекта от внедрения систем электронного документооборота, индивидуальны для каждой организации, производящей подобную оценку.

От использования СЭД можно рассчитывать прямой экономический эффект, который выражается в увеличении прибыли (или сокращение текущих расходов) за вычетом затрат на систему и внедрение и косвенный экономический эффект от внедрения СЭД, отражает степень достижения запланированных результатов, которые могут представлять качественными и количественными.

Количественные показатели при внедрении СЭД в основном связаны с уменьшением затрат времени на работу с документами: сокращается время на поиск документов, их согласование и ознакомление. Уменьшается объем рутинных операций: анализ просроченных поручений, напоминание о сроках работ, создание типовых отчетов и т. п. Сокращение затрат рабочего времени дает экономию в зарплате, но не за счет увольнения сотрудников, а за счет отсутствия необходимости принимать дополнительных сотрудников для выполнения новых задач. Кроме того, высвобождается время для выполнения других, более интеллектуальных задач, дающих большую прибыль предприятию.

Количественные показатели могут быть и другими. Например: уменьшение числа бумаг на столах сотрудников и руководителей, говорящих о сокращении расходных материалов, ускорении документооборота и как следствие всех бизнес-процессов.

Примерами качественных показателей могут служить улучшение имиджа организации, качества обслуживания клиентов, упорядочение работы.

При внедрении информационных систем и методик управления СЭД показатели чаще всего бывают качественные, хотя на всех без исключения производят впечатления количественные. Но если достигнутые качественные показатели действительно важны для предприятия, их можно преобразовать в количественные (рис. 1).

Большинство перечисленных критериев оценки качества внедрения и количественных показателей для оценки эффекта от внедрения СЭД может быть рассчитано по достаточно простым формулам, например:

T = (t0 — t1)*k,

где T — экономия времени сотрудников в процессе работы с документами на согласование и утверждение после внедрения системы электронного документооборота;
t0, t1 — время, затрачиваемое сотрудником на сбор подписей, согласование и утверждение документа соответственно до или после внедрения системы электронного документооборота;
k — количество исполняемых и согласуемых документов.

Основная сложность определения экономии времени состоит в сборе исходных данных — задача нетривиальная, так как статистика, скорее всего, не велась. Поэтому можно предложить использовать прямые измерения и экспертные оценки.

Для проведения прямых измерений используется анализ данных внедренной системы (отчеты по загрузке персонала, количеству созданных документов, просроченных заданий и т. п.). Для оценки времени, потраченного сотрудником на операцию, используется хронометраж: подсчет расходных материалов по бухгалтерским данным. Если эффективность не поддается прямым измерениям, данные оценки эффективности можно получить методом экспертной оценки. Сотрудник-эксперт должен быть непосредственным участником или пользователем результатов оцениваемого процесса как до внедрения системы, так и после нее. Стаж его работы на предприятии должен составлять не менее двух лет, а в системе — минимум два-три месяца, иначе оценка будет менее объективна. Эксперт также должен быть компетентен не только в своей области, но и в работе предприятия в целом. Перечисленным требованиям отвечают, как правило, руководители высшего уровня, начальники отделов или их заместители, а также ключевые специалисты, через которых проходит большой объем документов (делопроизводители, секретари).

Опрос экспертов проводится в виде анкет-исследований или в виде интервью. В дальнейшем оценки экспертов обобщаются с использованием методов математической статистики и формируется некая интегральная оценка проекта. Можно предложить также несколько видов оценок экспертов.

Непосредственная численная оценка (субъективная)
Метод заключается в присвоении объектам числовых значений в шкале интервалов, например, оценить, на сколько быстрее происходит согласование договоров, на сколько меньше тратится времени на поиск документов. Реальную численную оценку (например, «длительность процесса согласования документов сократилась в два раза») эксперты, как правило, указать могут не всегда (хотя субъективная оценка, совпавшая у нескольких экспертов, вполне может приниматься в расчет).

Система ранжирования (приоритеты целей)
На основе знания и опыта эксперт располагает объекты в порядке предпочтения, руководствуясь одним или несколькими выбранными показателями сравнения, например, расставив приоритеты важности бизнес-процессов, которые будут (были) автоматизированы. Достоинство метода — в простоте осуществления процедур, недостаток — в практической невозможности упорядочить большое число объектов.

Оценка по принципу «возможно/невозможно»
Например, эксперт должен отметить ситуации (и их суммарную оценку), которые стали возможными или невозможными после внедрения системы.

Система баллов (соответствие ожиданиям)
Можно дать оценку в баллах для показателей: качество внедрения, работа системы, работа консультантов на проекте и т. д.

Поскольку одним из основных условий успеха проекта является правильная постановка его целей, то метод экспертной оценки должен применяться и до начала внедрения системы электронного документооборота для выявления наиболее узких мест и явных проблем при работе с документами, что позволит максимально конкретизировать цели внедрения. В процессе исследования цели необходимо детализировать, например, цель «сокращение бумажного документооборота» предполагает, что бумаг должно стать меньше, а на сколько, за счет каких видов документов, в каких отделах, требует уточнения. Именно детализация и конкретизация целей позволяют более точно измерить полученный эффект после внедрения, так как эффективность — это в первую очередь степень достижения целей.

По мнению отраслевых аналитиков, СЭД становится необходимой, когда общий объем документов, ежегодно обрабатываемых в организации, достигает 4000-5000. Внедрение СЭД на предприятии не является самоцелью. Главная цель — получить реальный эффект от упорядочения производства и движения документов, который достигается путем комплексной автоматизации всех процессов делопроизводства и документооборота на предприятии, обеспечивающих полное соответствие действующим в учреждении регламентам и требованиям. Перед выбором СЭД обязательно необходимо сформулировать перечень задач, которые должны помочь решить их внедрение, разработать подробный организационный план СЭД.
Таким образом, использование СЭД повышает производительность труда, экономя время обработки документов, снижая текущие расходы. Прямой эффект внедрения СЭД определяет рост прибыли за счет сокращения затрат. СЭД ведет к улучшению сервиса в обслуживании клиентов, упорядочению бизнес-процессов предприятия, росту качества принимаемых решений, повышает имидж организации, что представляет систему качественных показателей внедрения системы электронного документооборота.

Orphus system