Как организовать работу офиса онлайн
10 мая 2008
Рубрика: Статьи, присланные на конкурс.
Автор: Кирилл Яровенко.

Многие руководители ищут способы повысить эффективность труда своих сотрудников, упростить и автоматизировать некоторые бизнес-процессы, использовать современные возможности информационных технологий.

Практически в каждом офисе налажено соединение с интернетом. Но задействуете ли вы все возможности глобальной сети? В этой заметке мы рассмотрим практическое применение современных информационных технологий для организации работы офиса онлайн.

pic

С какими типовыми задачами сталкиваются сотрудники офисов сегодня? Это подготовка и согласование текущей документации, обработка электронной корреспонденции, составление таблиц и отчетов, подготовка презентаций и другое. На самом деле все это может быть объединено под одним корпоративным порталом и иметь централизованное хранение, управление и контроль.

pic

Наверное, нет человека, который не слышал о компании Google — всемирно известном поисковом гиганте. Кроме поиска, компания активно развивает другие свои программные продукты, которые могут пригодиться малому и среднему бизнесу. Одним из наиболее успешных продуктов является Службы Google (Google Apps).

Службы Google — это современный набор средств, которые позволяют организовать работу офиса при наличии доступа в Интернет. Google Apps включает следующие компоненты:

pic

Gmail — служба электронной почты. Вам предоставляет от 6 Гб при использовании Базового пакета и до 25 Гб в каждом аккаунте при использовании Профессионального пакета Служб Google. Почта снабжена самообучающимися фильтрами по борьбе со спамом. Это предотвратит попадание в ваш почтовый ящик нежелательных сообщений. Кроме того, в системе присутствует защита от вирусов. Эти функции обеспечивают более безопасную работу с электронной почтой. Централизованное хранение всей корреспонденции является, несомненно, плюсом и позволяет найти необходимое почтовое сообщение через мощную систему поиска.

Практическое применение:
У каждого вашего сотрудника будет свой электронный адрес, например имя_фамилия@kompaniya.uz. Обрабатывать письма можно либо через веб-интерфейс при помощи браузера, либо использовать почтовую программу, например Microsoft Outlook. Дисковое пространство, предоставляемое под каждый почтовый ящик, равняется 6.6 Гб и постоянно увеличивается. Большой объем места для хранения писем избавляет вас от необходимости удалять сообщения. Вы будете уверены, что все письма надежно сохранены и в любое время сможете вернуться к нужному сообщению.

pic

Календарь Google — это способ создания, ведения и обмена данными о мероприятиях, встречах и событиях компании. Данная служба позволит вам совместно редактировать события календаря с другими пользователями вашей сети, создавать открытые календари, доступные всем, или только избранным пользователям.

Практическое применение:
Практическое применение данной службы заключается в возможности совместно составлять ближайший план мероприятий компании. При этом вносить новые мероприятия сможет каждый член команды. Остальные сотрудники могут наглядно ознакомиться с этим планом и не пропустить важные события. Каждый имеет возможность посмотреть свою повестку дня и грамотно распланировать рабочее время.

pic

Google Talk — служба, которая предоставляет возможность совершать бесплатные звонки с компьютера на компьютер или обмениваться мгновенными текстовыми сообщениями в режиме реального времени. Сервис тесно интегрирован со службой электронной почты, вся история сообщений хранится на сервере.

Практическое применение:
Часто возникает необходимость сообщить какую-то мелкую деталь сотруднику, но писать для этого отдельное письмо слишком долго. Можно открыть окно службы Google Talk и оставить сообщение пользователю в режиме реального времени.

pic

Документы Google — это служба для работы с текстом, электронными таблицами и презентациями, позволяющая более эффективно организовать совместную деятельность. Она дает возможность выполнить очень важную функцию работы с документами, а именно: редактировать и вносить поправки в документы одновременно с разных компьютеров разными сотрудниками. При этом вы всегда будете иметь самую последнюю версию документа. Все изменения сохраняются, и в любой момент можно вернуться к более раннему варианту. Это избавит вас от необходимости пересылать приложения по электронной почте и гадать, у кого сейчас находится самая последняя версия. Служба включает в себя работу с текстовыми, табличными и файлами презентаций. Чтобы начать работу с Документами Google, можно создать новый документ, вернуться к редактированию прошлого или импортировать существующий файл с вашего компьютера.

Как и в случае с другими службами Google, ни загрузка, ни установка дополнительных программ не потребуются. Чтобы использовать документы, вам нужен только компьютер, подключенный к Интернету, и обычный браузер.

Практическое применение:
Зачастую работа над документом ведется не одним сотрудником, а сразу несколькими. И для того, чтобы учесть все изменения, необходимо отслеживать последнюю версию файла, сверяться на предмет корректировок и дополнений. Это не самая легкая задача. Высока вероятность ошибки при работе над большими документами. Применение службы Документы Google облегчит вашу жизнь и упростит этот процесс, насколько это возможно.

pic

Стартовая страница — эта служба является входной точкой для каждого пользователя системы. Она позволяет объединить все Службы Google в одном месте и настроить необходимые функции для быстрого доступа к ним. Вы сможете загрузить логотип вашей организации и настроить внешний вид страницы в соответствии со своими предпочтениями и стилем компании.

Практическое применение:
Каждый пользователь по своему усмотрению сможет настроить отображение тех или иных данных на главной странице портала. Это могут быть входящие сообщения почты, последние отредактированные документы или ближайшие события календаря.

Подводя итог, отметим ключевые плюсы системы:
1) Интерфейс всех Служб Google имеет русскоязычный интерфейс. Кроме того, доступно более 40 других языковых версий.
2) Мобильность. Службы Google можно использовать на мобильном телефоне или карманном компьютере вдали от офиса.
3) Совместимость с наиболее популярными форматами данных. Вы можете импортировать и экспортировать файлы со своего компьютера в следующих форматах: HTML-файлы и текстовые файлы (.txt), Microsoft Word (.doc), Rich Text (.rtf), OpenDocument Text (.odt), StarOffice (.sxw), Microsoft PowerPoint (.ppt, .pps), таблицы Microsoft Excel (.xls), OpenDocument (.ods).
4) Высокая безопасность доступа к данным. Компания Google уделяет большое внимание этому вопросу. В службах Google высокотехнологичные решения сочетаются с новейшими методами обеспечения безопасности.
5) Полная техническая поддержка компанией Google. Вам не нужно беспокоиться ни об аппаратном, ни о программном обеспечении.
6) Легкость освоения. Это достигается за счет простоты системы и интуитивно понятному интерфейсу всех Служб Google. Службы содержат подробные справки и инструкции по работе.
7) Все обновления и улучшения системы происходят автоматически, без вашего вмешательства и сложных настроек.
8) Низкие или нулевые затраты. Базовая версия Служб Google является полностью бесплатной. Она подойдет для большинства организаций. Стоимость Профессионального пакета составляет на данный момент 50 долларов США за аккаунт пользователя в год.

Автор: Яровенко Кирилл Валерьевич, Sarkor Solutions
Информация о конкурсе http://infocom.uz/more.php?id=3385_0_1_0_M

pic

Orphus system
Подписывайтесь на канал infoCOM.UZ в Telegram, чтобы первыми узнавать об ИКТ новостях Узбекистана
В Telegram
В Одноклассники
ВКонтакте