Обзор систем управления задачами и проектами

Любой бизнес представляет собой решение ряда задач. Задачу нужно сформулировать, назначить исполнителей и сроки выполнения. В большинстве случаев задачи ставятся устно, по телефону или по электронной почте.

При таком подходе существует риск потерять важные поручения. Бизнес растет, число сотрудников увеличивается, и, соответственно, список задач неуклонно растет. Что делать в этом случае, как удержать все дела в голове и ничего не забыть? Удержать все в голове не получится. Для этого идеально подойдет система управления задачами и проектами.

Основные преимущества применения таких систем в работе компании:
• Задачи никуда не пропадут. Все открытые, закрытые запросы хранятся на сервере и к ним можно вернуться в любой момент.
• Начальник всегда будет иметь полную картину занятости своих сотрудников. Система покажет, кто и чем в данный момент времени занимается, сколько времени уже потрачено и сколько еще нужно для выполнения задачи.
• Каждый сотрудник будет иметь персональный план работ и в удобной форме сможет посмотреть, какая задача имеет наибольший приоритет и заняться ее выполнением.
• Благодаря веб-интерфейсу вы сможете работать с системой не только в офисе, а удаленно. Например, ваш сотрудник, находясь в офисе, может отрапортовать о ходе выполнения задачи.
• По каждой задаче можно вносить уточнения и корректировки. Это позволит контролировать правильный ход выполнения сложных задач.

Таким образом, мы видим, что система управления задачами (таск-менеджер) может реально помочь не утонуть в потоке бесконечных задач и проектов.

В данной заметке будут рассмотрены веб-платформенные системы управления задачами и проектами с русскоязычным интерфейсом. Для их работы не требуется установка дополнительного программного обеспечения на компьютер. Всего лишь понадобятся выход в Интернет и обычный браузер.

Teamer

Небольшая и простая в понимании система ведения задач и проектов. Работа строится по следующему принципу: есть команда сотрудников, которые занимаются решением ряда задач. Люди делятся на управляющих (видят все задания, созданные в рамках проекта) и исполнителей (видят только те задания, которые касаются непосредственно их). Задачи группируются в проекты. Каждый проект может иметь бесконечное количество задач внутри. Задачи можно комментировать и сообщать о ходе выполнения определенного этапа или для уточнения деталей. Помимо этого можно прикрепить файл.

Для начала работы необходимо пройти процедуру регистрации (http://www.teamer.ru/register/). Затем можно добавлять сотрудников в свою команду. Для этого высылается приглашение по электронной почте. Когда команда сформирована, приступаем к созданию проектов. Создание проекта осуществляется в разделе «Что делать?». В правом меню нажмите ссылку «Новый проект». Перед вами откроется страница с набором полей, которые необходимо заполнить:
• Название проекта.
• Описание проекта.
• Управляющие проектом.
• Работающие над проектом.

Теперь у вас есть один проект, в который можно заводить задачи. Создание задачи также требует заполнения ряда полей:
• Что это? — Здесь вы указываете тип задачи: задание, заметка или папка. Подробнее о типах задач будет сказано далее
• Название задания.
• Суть задания.
• Приоритет (обычный, низкий, высокий).
• Над решением задания будут работать — отмечаете, кто будет исполнителем и соисполнителем по задаче.
• Дата начала работы над заданием.
• Крайний срок выполнения задания.
• Статус задачи (не выполнена, выполнена).

Задачи бывают трех типов: задание, заметка, папка. Задание было рассмотрено выше. Заметка отличается от задания тем, что не имеет исполнителя и сроков. Заметка служит для записи ценных мыслей и учета их при работе над проектом. Папка — это подзадача, которая может включать в себя мелкие задания внутри проекта.

После создания задачи исполнитель получает уведомление по электронной почте (возможен вариант получения уведомлений по ICQ или Jabber), а также видит эту задачу в списке «Задания для меня». По завершении задания исполнитель нажимает кнопку «Завершить работу». После того, как управляющий проверит задачу и убедится, что все выполнено верно, он закрывает ее.

pic

Управляющий проектом может отслеживать ход выполнения работ в разделе «Кто виноват?». Данный раздел представлен в виде календаря, в котором отмечены текущие задания по проектам. Наглядно можно посмотреть, кто чем занят.

pic

Раздел «Где все?» позволяет посмотреть весь список сотрудников вашей команды, а также пригласить новых участников.

pic
Изображения взяты с официального сайта системы — http://www.teamer.ru/

Достоинства:
• Простой ненавязчивый интерфейс, минимальное количество графики;

Недостатки:
• К недостаткам косвенно можно отнести непривычный для данных приложений сленг. Например, в главном меню можно увидеть такие пункты, как: «Что делать?», «Кто виноват?», «Где все?». Сразу видно, что у разработчиков хорошее чувство юмора. Для молодой компании это даже изюминка, но для серьезной работы может стать негативным фактором.
• Система не обладает богатым набором функций и для работы большой команды вряд ли подойдет.
• Нет учета времени, затраченного на выполнение задания.

Веб-версия бесплатна и не имеет никаких функциональных ограничений.
Существует платная версия, которую можно установить на свой собственный сервер.

Адрес сайта: www.teamer.ru

ВебАсист-проекты

Еще одна интересная разработка для управления задачами и проектами. Данный сервис позволяет организовать работу как небольшой группы людей, так и средней компании с большим штатом работников. Благодаря веб-интерфейсу все сотрудники, вовлеченные в процесс, будут иметь доступ к проектной информации, планировать и распределять этапы работы над проектом, контролировать сроки и отслеживать общий ход выполнения задач.

Для того, чтобы приступить к работе с данной системой, нужно зарегистрироваться. Процедура регистрации достаточно стандартная. Вас попросят указать контактную информацию о себе, придумать адрес и пароль для доступа к системе. После этого вы попадаете в панель управления. Можно сразу начать с добавления пользователей — сотрудников вашей организации, которые будут совместно с вами работать над проектами компании. Делается это в меню «Пользователи».

Надо отметить, что интерфейс интуитивен и понятен. Наиболее частые действия заботливо вынесены на видное место.

В системе имеется справочник Заказчиков, который позволяет хранить контактную информацию о тех компаниях, с кем вы сотрудничаете. Добавление Заказчиков производится через пункт меню «Проект» — «Список заказчиков».

У вас сформирован список сотрудников и заказчиков вашей фирмы. Можно переходить к непосредственному созданию задач и проектов. Принцип таков: каждая задача соотносится с конкретным проектом. Список проектов вы создаете по мере работы. При создании проекта заполняются следующие поля:
• Описание проекта.
• Заказчик — выбираете из списка клиентов.
• Менеджер — выбираете из списка своих сотрудников.
• Подлежит к оплате, если проект оплачивается заказчиком.
• Дата открытия.

Уже внутри проекта пользователи могут создавать задачи. Такой подход позволяет упорядочить все задачи, находящиеся в работе. Добавление задачи в проект включает указание сути работы, даты начала и конца работы, ответственного исполнителя (можно указать несколько исполнителей). Как только задача добавлена, она появляется в списке работ у исполнителя.

pic

Все поля в списке задач настраиваются по вкусу пользователя. Можно скрыть те поля, которые вы не используете. В правой части панели расположена диаграмма Ганта, позволяющая на взгляд оценить продолжительность работы и увидеть просроченные задачи (они помечаются оранжевым цветом). При желании окно системы можно максимизировать, скрыв лишние элементы интерфейса. Разработчики также предусмотрели версию для печати. Можно распечатать весь план работ и повесить его на стену.

Для каждого проекта создается файловое хранилище. В отдельную папку загружаются все файлы, с которыми приходится работать во время проекта. Предусмотрена настройка прав доступа к папкам проекта. Часть файлов может быть закрыта от всех участников проекта и доступна только избранным пользователям. Это актуально, если в проекте используются конфиденциальные материалы.

pic

Достоинства:
• При выполнении многих операций применяется AJAX, который позволяет работать с приложением намного быстрее, так как не требует перезагрузки страниц полностью.
• Предусмотрена возможность импорта списка работ и заказчиков из текстового файла CSV.
• Хорошо организована настройка интерфейса «под себя». По своему вкусу можно подобрать цветовую гамму оформления, выбрать стиль кнопок, указать расположение главного меню.
• Гибкая настройка прав доступа к выполнению действий в системе.

Недостатки:
• Помимо модуля «Проекты», ВебАсист содержит ряд других продуктов (файлы, фотоальбом, контакты, почта, задания, блокнот, страницы, интернет-магазин), которые невозможно отключить, и они всегда маячат в боковой панели. Не всем эти сервисы будут полезны, но избавиться от них не удастся.
• Не предусмотрена возможность комментирования задач. Это достаточно серьезное упущение разработчиков. По ходу выполнения задач очень часто возникают дополнительные вопросы или уточнения как со стороны постановщика задачи, так и со стороны исполнителя. В системе этого отразить никак не удастся. Также не получится сообщить о промежуточных результатах работы.

В бесплатной веб-версии можно создать только два проекта и двух пользователей. Для того, чтобы воспользоваться всеми возможностями системы, необходимо иметь платный аккаунт или установить данную программу на свой сервер.

Адрес сайта: www.webasyst.ru/projects/

Мегаплан

Мегаплан — молодая разработка на рынке систем управления задачами и проектами. Но она имеет все шансы стать лидирующей. Старт очень и очень хорош. Первое, что хочется сразу отметить, это привлекательный приятный интерфейс. Выполнен очень качественно и продуманно. Все меню, панели и иконки расположены так, чтобы пользователю было просто и понятно с ними разобраться. Интерфейс разработан в студии Артемия Лебедева.

Система состоит из следующих модулей: «Задачи», «Сотрудники» и «Сообщения». В будущем разработчики обещают добавить еще один модуль — «Дела». Рассмотрим каждый модуль отдельно.

Модуль «Задачи» служит для постановки и исполнения задач. Постановка задачи осуществляется заполнением следующих полей:
• Название.
• Суть задачи.
• Теги — можно маркировать задачу ключевым словом, чтобы в дальнейшем ее можно было отличить среди других типовых заданий.
• Прикрепить файл.
• Ответственный исполнитель.
• Старт задачи.
• Дедлайн — срок, до которого задача должна быть выполнена.
• Тип срочности дедлайна (жесткий, средний, мягкий).
• Важность (горит, в рабочем порядке, не горит).

pic

По желанию можно заполнить и другие поля. Например, указать аудиторов к задаче, которые будут отслеживать ход выполнения наравне с постановщиком или назначить бонус за успешное исполнение задания в срок.

Обязательными из них являются только два поля — «Название» и «Ответственный исполнитель».

По каждой задаче можно отслеживать количество затраченного времени и сверять это с намеченным планом работ.

Удобна функция массовых исполнителей — в качестве соисполнителей может быть назначено от двух и более человек.

После того, как задача поставлена, исполнитель получает почтовое уведомление и видит эту задачу в своем списке плана работ.

По ходу выполнения задания исполнитель может отмечать вехи (промежуточные этапы работы). Все вехи отображаются на временной шкале в удобном виде. На шкале разным цветом помечаются отработанные, оставшиеся и просроченные дни.

pic

О промежуточных результатах работы можно писать комментарии. При этом фиксируются затраченное время и дата. Важные комментарии можно помечать флагом. В этом случае в нижней панели системы появится соответствующее напоминание.

К каждой задаче можно ставить подзадачи. Это удобно в том случае, если сама задача очень большая. Ее можно разбить на несколько подзадач и назначить каждой подзадаче отдельного исполнителя и указать дату закрытия.

По окончании работы задачу можно закрыть. Если по каким-либо причинам исполнитель не справился с заданием, он может воспользоваться кнопкой «Провалить», тем самым он сообщает, что задание не выполнено. Задание можно поставить на паузу, если работа над ней будет начата позже.

В будущем разработчики обещают добавить привязку задач к проектам, чтобы более четко упорядочить весь поток заданий.

Чтобы не потеряться в списках задач, существует два типа фильтрации задач:
• Простой фильтр — ищет по типу задачи (входящие, исходящие), по статусу (открытые, закрытые, в процессе), исполнителю и меткам.
• Мега-фильтр — ищет по постановщику, ответственному, по статусу, по времени создания задач.

Следующий модуль системы — «Сотрудники». В этом разделе находится персональная информация обо всех работниках компании. Можно посмотреть, кто в каком отделе работает.

Раздел «Зарплата» покажет зарплату каждого сотрудника (только директору). Остальные работники могут посмотреть свою зарплату и начисления/списания премий и штрафов.

pic

Раздел «Бонусы» служит для начисления бонусов за хорошую работу и своевременное выполнение задач. Помимо денежных бонусов есть моральные, которые призваны дополнительно мотивировать сотрудников.

Раздел «Структура» показывает распределение всех сотрудников по отделам. Здесь можно узнать, кто кому подчиняется, посмотреть начальников отделов. Структура компании представлена в виде схемы.

Раздел «Отпуска» дает возможность сотрудникам подать заявку на предоставление отпуска или попросить больничный. График отпусков представлен в графическом виде на временной шкале.

Модуль «Сообщения» — представляет собой внутреннюю почту для обмена информацией о проектах. Сюда приходят оповещения о поставленных задачах. Любой сотрудник может написать сообщение другому сотруднику через внутреннюю почту. Есть у этой почты одна особенность — можно написать письмо с вопросом, на который требуется ответить «Да» или «Нет». В этом случае адресат увидит внутри письма соответствующие кнопки и сможет ответить на него в один клик без лишних хлопот.

pic

Достоинства:
• Красивый, детально продуманный интерфейс, с которым приятно работать.
• Радуют мелочи, которые на первый взгляд не видны, но при постоянной работе в системе становятся приятными сюрпризами и облегчают жизнь. Например, пользователь может по своему вкусу отрегулировать размер окна визуального редактора, в котором записывает суть задания.
• Применение AJAX для более быстрой работы с системой.

Недостатки:
• Система была разработана сравнительно недавно, и некоторые функции пока еще недоступны, но разработчики постоянно работают над внедрением новых возможностей.

Существует два варианта приобретения данной системы: аренда Мегаплана на сервере разработчика, доступного по адресу вида yourcompany.megaplan.ru. Хранение всей информации будет происходить именно там; покупка коробочной версии для использования на собственном сервере.

Адрес сайта: http://megaplan.ru/

Если вашей организации нужно более крупное и комплексное решение для управления делами, то следует обратить внимание на продукты, не вошедшие в данный обзор:
• Atlassian Jira (http://www.atlassian.com/software/jira/)
• Basecamp (http://www.basecamphq.com/)
• SAP (http://www.sap.com/)

Автор: Яровенко Кирилл Валерьевич, Sarkor Solutions
Информация о конкурсе Поделиться в FaceBook Добавить в Twitter Сказать в Одноклассниках

Orphus system