В Самаркандском областном хокимияте внедрена автоматизированная система электронного документооборота
20 октября 2010
Рубрика: События.
Автор: .

В Постановлении Кабинета Министров Республики Узбекистан « О дополнительных мерах по экономии и рациональному использованию бумаги в республике» от 22 июля нынешнего года определены меры, касающиеся рационального и экономного использования в нашей стране, а также широкого внедрения информационно-коммуникационных технологий систем.

Как сообщает УзА, в Самаркандском областном хокимияте внедрена автоматизированная система электронного документооборота IS-Docflow. Через нее идет обмен информацией между сотрудниками аппарата хокимията, городскими и районными хокимиятами и управлениями.

— Преимущества этой электронной системы на примере своей деятельности ощущают около ста пользователей в районных, городских хокимиятах, областных управлениях и других учреждениях, — сказал ответственный работник областного хокимията Мухиддин Ашуров. — До ее внедрения было проведено несколько учебных семинаров с их участием, в ходе которых даны необходимые разъяснения о порядке работы и преимуществах данной программы. Программа имеет удобный для пользователей интерфейс на узбекском и русском языках. При этом, даже если пользователь не находится в системе, порученные ему задания в течение определенного времени «напоминаются» голосовым сигналом или в письменной форме. А это необходимо для своевременного выполнения каждого поступающего документа.

intelligent_20_10_2010

Особое внимание заслуживает и то, что в случае отсутствия сотрудника на рабочем месте с помощью новой системы сведения о соответствующем задании и сроках его исполнения могут быть отправлены на его мобильный телефон через модуль «SMS-центра». Кроме того, через данную систему можно принимать и регистрировать обращения граждан, отправлять их ответственным лицам и контролировать. Для того, чтобы системой электронного документооборота областного хокимията могли также пользоваться соответствующие организации, разработана ее веб-версия, на которую можно войти через Интернет.

Расход бумаги сократился на 55 процентов
По сведениям, в областной хокимият ежедневно поступает 50-60 документов. Чтобы передать их исполнителям, городским, районным хокимиятам, снять копию с каждого из них, ежедневный расход бумаги составит около 1500-2000 страниц, что в среднем составит шестьдесят тысяч листов бумаги в месяц. После внедрения системы IS-Docflow в аппарате областного хокимията расход бумаги сократился на 55 процентов, в обмене документов между областным хокимиятом, городами и районами — на 36 процентов.

Разработчиком системы IS-Docflow является известная отечественная компания Intelligent Solutions, которая работает на софтверном рынке Узбекистана уже более 10 лет.

intelligent_20_10_2010_1

Систему электронного документооборота IS-Docflow сегодня уже используют: АКБ «Агробанк», ГК «Народный банк», ОАКБ «Kapitalbank», Министерство обороны Узбекистана, хокимият Навоийской области, UzKDB Bank, ООО «СамАвто», ОАО «ELEKTRTARMOQQURILISH».

Система IS-Docflow позволяет осуществлять весь цикл работы с документами: создавать, регистрировать, формировать поручения по документам, редактировать, согласовывать, пересылать, контролировать исполнение, подписывать документы с помощью электронно-цифровой подписи, сдавать в архив, хранить в разных форматах в течение заданного периода, архивировать, уничтожать и др.

Система электронного документооборота IS-Docflow представляет собой совокупность следующих программных модулей:
• регистрация всех видов документов;
• рассылка документов по исполнителям;
• разграничение прав доступа;
• ящики пользователей;
• внутренняя переписка;
• централизованное ведение справочников;
• оповещение пользователей о сроках исполнения документов;
• контроль исполнения:
• поиск документов по их атрибутам;
• отчеты;
• планировщик отчетов контролирующим организациям;
• интеграция с почтовыми серверами;
• библиотеки;
• Web-клиент;
• учет обращений граждан;
• настройка дополнительных языков интерфейса пользователя.

Пользователи системы, получив базовые знания, всегда смогут самостоятельно настроиться на корпоративную структуру любой сложности, реализовать нестандартные последовательности и правила обработки документов, а также создавать разнообразные логические функциональные наборы АРМ’ов (автоматизированных рабочих мест).

IS-Docflow позволяет вести работу на 3-х языках (узбекский, русский, английский), при этом одним нажатием клавиши возможно подключение национального шрифта при ведении документооборота.

intelligent_20_10_2010_2

Дополнительные сервисы оптимизируют работу и включают в себя возможность рассылки документов посредством почтовой системы как клиентам, которые используют IS-Docflow, так и тем, у кого ее нет. Кроме того, поддерживаются различные инструменты криптографии и электронной цифровой подписи (ЭЦП), хранения документов и интеграции с другими офисными приложениями, что и обеспечивает работу с документом в наиболее комфортном для пользователя режиме.

Создание в контуре системы электронных библиотек решает проблему централизованного хранения всех нужных документов с поддержкой актуальности и обеспечением простоты доступа к ним, причем каждый сотрудник будет «видеть» только те документы, которые ему нужны для работы.

IS-Docflow не только автоматизирует делопроизводство, но и обеспечивает широкие возможности коллективной работы с документами. Принятие решения всегда предполагает подготовку документа. Обычно в таком процессе участвует не один человек, а в сложных случаях — даже не один десяток специалистов. При традиционных способах ведения делопроизводства аналогичная работа может затянуться надолго. Фактически систему можно представить как «коллегиальный органайзер», в котором можно отследить как текущее состояние дел и наступление сроков исполнения поручений, так и историю работы с документами, статистику их выполнения.

intelligent_20_10_2010_3

Работая в контуре системы IS-Docflow можно легко и быстро передать проект документа всем заинтересованным сторонам, собрать сделанные замечания, сформировать новый вариант документа. Если процесс подготовки кто-то из соисполнителей затягивает — всегда есть ответ на вопрос, что же с документом происходит в данный момент и кто конкретно его «держит под сукном».

Технология работы IS-Docflow правильно выстраивает работу персонала территориально-распределенной компании в едином информационном пространстве. Таким образом, удаленность отдельных пользователей уже никак не повлияет на скорость принятия решений и исполнительскую дисциплину. Подробности на сайте www.is.uz

Orphus system
В Telegram
В Одноклассники
ВКонтакте