Информационные системы документооборота
1 декабря 2011
Рубрика: Обзоры и мнения.
Автор: Саида Бекназарова.

Аннотация: В статье рассмотрены критерии эффективности, которые позволяют с высокой степенью адекватности оценить этапы проектирования, разработки и внедрения системы документооборота.

Автоматизация документооборота на сегодняшний день стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Компьютеризация общества привела к тому, что электронные документы начинают заменять бумажные. Но такой переход не должен ограничиваться лишь экономией бумаги и картриджей для принтеров. Необходима система, которая могла бы автоматизировать делопроизводство и повысить уровень управления организацией. Поэтому необходимо сделать универсальную недорогую программу, которая могла бы максимально подходить для большинства средних и малых предприятий нашей страны.

Постараемся ответить на следующий вопрос: почему нужно внедрять системы электронного документооборота?

На сегодняшний день автоматизация документооборота также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

• документы теряются;
• накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
• документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
• тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
• создается несколько копий одного и того же документа — на бумагу и копирование документов тратится немало средств;
• на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, тем самым обеспечив слаженную работу всех подразделений, упрощая работу с документами, одновременно повышая ее эффективность. Такая система повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов, оперативность доступа к информации и позволит разграничить права доступа сотрудников к ней.

Особенности автоматизации системы документооборота
Успешность автоматизации документооборота организации во многом будет зависеть от правильного выбора, профессионального внедрения и обеспечения эксплуатации автоматизированной системы.

Говоря о необходимости определения уровня автоматизации документооборота применительно к каждой конкретной организации, следует определиться с тем, что должен охватить сам процесс:
1. Всю ли организацию, включая ее территориально-удаленные подразделения;
2. Головной офис организации целиком;
3. Ряд структур, активно задействованных в документообороте организации (например, координаторы, бухгалтерия и др.);
4. Структуры, отвечающие за организацию документооборота (управление делами, офис-менеджеры и т. п.), специальные структуры (бухгалтерия, каталог и т.п.).

Функциональные возможности разрабатываемой системы электронного документооборота
Разрабатываемая система предназначена для автоматизации процессов прохождения документов в организации и предоставляет следующие возможности:
• регистрацию документов;
• распределение электронных документов между сотрудниками;
• контроль прохождения документов и исполнение связанных с ними поручений;
• создание отчетов и журналов;
• обмен электронными сообщениями между сотрудниками.

Разрабатываемая система является многопользовательской, обеспечивает координированную совместную работу коллектива сотрудников. Этим обусловлено как устройство системы, так и требования к ее настройке: идентификация пользователей системы, управление правами доступа к обрабатываемой информации, обеспечение целостности и сохранности информации.

Система планируется, имеет клиент-серверную архитектуру и должна эксплуатироваться в локальной сети организации. Такое устройство системы позволяет обеспечить следующие ключевые характеристики:
• организацию произвольного, легко изменяемого количества рабочих мест, определяемого объемом работ, характером решаемых в организации задач и числом необходимых для этого работников;
• эффективную защиту целостности информации в режиме многопользовательского доступа;
• обеспечение сохранности информации за счет ее централизованного архивирования и восстановления;
• обеспечение конфиденциальности информации на основе управления правами доступа к ней.

Функциональные особенности клиентской части системы электронного документооборота
Сотрудники организации, зарегистрированные в системе и использующие ее для обработки документов, определяемой их служебными обязанностями, называются пользователями системы. В зависимости от рода деятельности пользователю системы присваиваются администратором права на выполнение определенных действий и доступ к определенным документам.

Пользователям системы присваиваются следующие права:
• контроль исполнения заданий и поручений;
• администрирование системы.

При создании новых документов пользователи, включенные в один из списков, по умолчанию получают соответствующие права — просмотра или редактирования документа. Пользователям, не включенным в списки, право доступа может быть назначено другим пользователем, который имеет право редактирования документа. Все остальные пользователи не имеют доступа к документам данного потока.

Перейдем к рассмотрению функциональных особенностей клиентской части системы. Так как на сервере происходит регистрация пользователей, то клиент должен, в первую очередь, пройти процедуру авторизации. Логичнее всего в диалоговое окно авторизации также встроить и возможность ввода реквизитов соединения с сервером. Под этими реквизитами понимается IP-адрес компьютера, на котором располагается программа-сервер и порт. После отправки введенных данных на сервер клиент получает либо положительный ответ, в случае правильного ввода имени пользователя и пароля, либо сообщение об отказе доступа. С программой работать смогут только пользователи, прошедшие успешно процедуру авторизации.

После успешного подключения к серверу пользователю предоставляется главное окно для работы с программой.

Соответственно, мы можем сделать следующий вывод: автоматизация документооборота необходима в любой организации, и создание универсальной системы электронного документооборота способно удовлетворить потребности любых организаций, что является целесообразным, так как существует спрос на данный программный продукт.

Orphus system
Подписывайтесь на канал infoCOM.UZ в Telegram, чтобы первыми узнавать об ИКТ новостях Узбекистана
В Telegram
В Одноклассники
ВКонтакте