Электронный документооборот – современный способ организации рабочего процесса!

bank_30_04_2013

В прошлом году около 70% всех входящих и исходящих писем и данных Центрального банка Узбекистана были обработаны в электронном виде. Такие данные приводит ЦБРУз. на своем сайте.

Усилия по эффективному использованию компьютерной техники, совершенствованию системы электронного документооборота и дальнейшему развитию информационно-коммуникационных технологий являются практической реализацией постановления Кабинета Министров «О дополнительных мерах по экономии и рациональному использованию бумаги в республике».

bank_30_04_2013_1

Центральный банк, с учетом своей сущности, применяет рациональные и прогрессивные методы организации работы. Как регулятор банковской системы Центральный банк последовательно повышает эффективность своей деятельности, совершенствует механизмы управления, идет в ногу со временем. В связи с растущим числом задач, возлагаемых на Центральный банк по участию в проводимых социально-экономических реформах, увеличивается объем входящих и исходящих данных, включая письма и отчеты. В наши дни принятие определенного решения сопряжено с обработкой большего количества данных, чем в прошлом. В таких условиях возникла потребность в организации нового способа обработки данных, так как работа с бумажными документами стала неэффективной.

Известно, что во всем мире управленческая деятельность центральных банков осуществляется при помощи различных документов. Система документооборота представляет собой процесс получения или создания документа, доведения его до исполнителей, и использования его в дальнейшем. Бумажную корреспонденцию Центрального банка в основном составляют письма, данные и отчеты коммерческих банков. Обработка подобных документов в бумажном виде является весьма трудоемким процессом, а работа с отчетами, состоящая из обобщения и анализа множества данных, занимает большую часть рабочего времени сотрудников.

Единственным путем повышения эффективности системы документооборота и труда работников была автоматизация данной системы. Для этого специалисты Центрального банка на базе Интегрированной информационно-аналитической системы внедрили электронную систему документооборота (ЭДО).

ЭДО, будучи цельным механизмом по работе с электронными документами, охватывает весь процесс от создания документа до его исполнения, включая получение, регистрацию, распределение, контроль исполнения, хранение и повторное использование. Система ЭДО дает возможность хранить документы, использовать их в системе, сопровождать процесс исполнения. Достоверность документов и их исполнение подтверждаются электронными подписями.

Следует отметить, что данная система, внедренная силами разработчиков Центрального банка, на сегодняшний день успешно работает. Благодаря системе ЭДО производительность труда банковских сотрудников увеличилась на 25-50%, а время обработки одного документа сократилось на 75%. Таким образом, данный положительный опыт демонстрирует всем большим и малым ведомствам и организациям потенциал использования системы ЭДО.

До внедрения системы ЭДО в Центральном банке в соответствии с порядком разработки и внедрения автоматизированных систем были всесторонне изучены действующий порядок делопроизводства, исполнение нормативных требований, типы и периодичность отчетов, порядок их подготовки и представления, направления информационных потоков, виды переписок.

Внедрение системы ЭДО внесло изменения в способ обмена документами. В результате появилась возможность получать и обрабатывать данные в автоматизированном режиме, и самое главное, проводить многогранный анализ при принятии решений; осуществлять мониторинг и анализ организации работы в структурных подразделениях; ускорить процесс работы с документами (создание, согласование, регистрация, рассмотрение и исполнение); наладить и упростить исполнительскую дисциплину.

Система ЭДО интегрирована с другими автоматизированными системами Центрального банка.

Система ЭДО по запросам банковских сотрудников позволяет распространять отчеты, сформированные на основе базы данных банковской системы. Это, в свою очередь, создало возможность непосредственно получать информацию, необходимую для проведения анализа деятельности Центрального и коммерческих банков.

Система ЭДО Центрального банка соединена со специально выделенным компьютером в головном офисе каждого коммерческого банка, что позволило ЦБ обеспечить электронный обмен документами со всеми коммерческими банками.

В структуре системы разработан программный модуль «Исполнение срочных заданий», который предназначен для отправки в коммерческие банки и последующего контроля исполнения срочных заданий департаментами ЦБ.

Система ЭДО даёт возможность повысить качество контроля документов на всех этапах исполнения при помощи прогрессивных информационных технологий.

В системе ЭДО ЦБ в отличие от известных систем обеспечивается:

— использование электронных папок с управляемым доступом, что предотвращает тиражирование однотипных документов;

— формирование отчетов и различных форм отчетности на основе информации из хранилища данных;

— рассмотрение, изменение и утверждение документов руководителями, находящимися в служебной командировке в пределах республики. При этом документ передаётся по защищенным каналам банковской телекоммуникационной сети.

Данная система электронного управления документами обеспечивает также пользование различными электронными журналами, контроль хода исполнения поручений руководства, регистрацию входящих и исходящих документов, учет исполненных в срок и просроченных документов, подготовку отчетов по исполнению документов и др.

Внедрение системы ЭДО позволило сократить время согласования и поиска документа. Исключена каждодневная работа по распространению работниками канцелярии входящих документов исполнителям, исключена возможность утери документов, нет необходимости копирования поступивших документов с целью раздачи всем исполнителям. Документы поступают всем исполнителям в электронном виде по ЭДО.

Повысилась безопасность быстрой доставки документов территориальным Главным управлениям и предприятиям ЦБ и коммерческим банкам. Также обеспечивается одновременная работа с документом нескольких исполнителей и подразделений ЦБ, что, в свою очередь, привело к сокращению сроков исполнения и повышению качества исполнения документа.

Внедрение такой современной системы делопроизводства уменьшает рутинную работу сотрудников, даёт возможность коллективной подготовки документов, не отлучаясь от своего рабочего места.

Основная часть входящей корреспонденции поступает в ЦБ от министерств, ведомств и коммерческих банков. Данные документы регистрируются в Канцелярии секретариата ЦБ и в отделе контроля Аппарата ЦБ. После регистрации документы в электронном виде вводятся в систему ЭДО. Данный процесс является трудоёмким, требует значительных трудовых ресурсов и наличия значительного числа оргтехники.

На заседании Кабинета Министров Республики Узбекистан, посвященном итогам 2012 года и основным направлениям экономического развития в текущем году, Президент страны, указав на важность ускоренной реализации намеченных мероприятий в сфере информационно–коммуникационных и телекоммуникационных технологий, отметил: «Мы в кратчайшие сроки должны не только устранить недостатки в оказании различных информационных услуг, но должны войти в число ведущих стран в сфере широкого внедрения информационно-коммуникационных технологий».

Мы считаем, что основным фактором решения данной проблемы является внедрение системы ЭДО во всех министерствах, ведомствах, хозяйствующих объединениях и полное использование электронного обмена документами между ними.

Orphus system