Создание системы корпоративного электронного документооборота ведомства с помощью BPM-системы
27 мая 2016
Рубрика: Технологии.
Автор: Бахтиёр Ризаев.

bpm_27_05_2016

В Республике Узбекистан уделяется особое внимание вопросу рационального использования писчей бумаги в государственных и хозяйственных организациях, развитию информационных систем в части поэтапного перехода от бумажного делопроизводства и документооборота к электронному при взаимодействии органов государственного и хозяйственного управления, государственной власти на местах.

Организация в государственных органах системы электронного документооборота и делопроизводства (ЭДО) обеспечивает оперативность и достоверность обрабатываемой информации, что является одной из приоритетных задач при электронном взаимодействии как между государственными органами, так и с гражданами Республики Узбекистан.

Государственные органы для решения задач, связанных с информатизацией делопроизводства, выбирают один из нижеперечисленных способов:

  • разработка системы ЭД с помощью аутсорсинговой компании;
  • приобретение готового решения;
  • разработка системы ЭДО собственными силами (с помощью ИТ-подразделения).

Преимущества разработки системы ЭДО собственными силами:

  • глубокое понимание и детальное представление процессов и задач, автоматизируемых в рамках создания системы ЭДО;
  • предотвращение больших финансовых и временных затрат, связанных с проведением конкурса (тендера), затрат на разработку технической и проектной документации, а также на разработку и поддержку системы ЭДО;
  • постоянное совершенствование системы без привлечения сторонних разработчиков программного обеспечения и согласования технической и проектной документации с другими министерствами и ведомствами.

В развитых странах мира BPM-системы наиболее популярны на многих предприятиях как в государственном, так и частном секторе при создании информационных систем собственными ресурсами. Рассмотрим пример создания системы с помощью бесплатной версии BPM-системы ProcessMaker, автоматизирующей нижеследующие задачи ведомства:

  1. Регистрация входящей корреспонденции, прикрепление электронной версии входящей корреспонденции и направление руководителю.
  2. Ознакомление с принятым файлом со стороны руководителя, добавление резолюции и направление заместителю руководителя.
  3. Ознакомление с принятым файлом со стороны заместителя руководителя, добавление резолюции и направление начальнику отдела.
  4. Ознакомление с принятым файлом со стороны начальника отдела, добавление резолюции и направление сотруднику.
  5. Прикрепление материалов по выполнению задач со стороны сотрудника и направление начальнику отдела для согласования.
  6. Рассмотрение выполненных задач и направление заместителю руководителя или возврат сотруднику.
  7. Рассмотрение заместителем директора выполненных задач и направление руководителю или возвращение начальнику отдела.
  8. Рассмотрение руководителем и направление в канцелярию или возврат заместителю директора.

Для автоматизации вышеуказанных задач выполним следующие действия.

В целях взаимодействия с создаваемой системой необходимо создать учетные данные для пользователей системы и добавить их в соответствующие группы (например, канцелярия, заместители директора, начальники отделов, сотрудники).

С помощью проектировщика (Desig­ner) изображается последовательность процессов, а для создания веб-интерфейсов для каждого процесса можно воспользоваться модулем Dynaform. При создании веб-интерфейсов необходимо учитывать возможность адаптации интерфейса под мобильные телефоны и планшетные персональные компьютеры.

Каждый процесс выполняется определенным сотрудником или группой сотрудников, в связи с чем в созданной модели для каждого процесса назначается ответственный (ответственные) из базы данных сотрудников предприятия.

После сохранения созданного проекта можно проверить работоспособность и функционирование при помощи пользования системой посредством учетных записей пользователей.

bpm_27_05_2016_1

Пользовательский интерфейс рассмотрения выполненных задач (включает в себя регистрированный файл и его реквизиты, резолюции руководителей, материал о выполнении задачи и его описание, форму: направление руководству или возврат исполнителю)

BPM-cистему можно установить как локально, так и пользоваться через облачное пространство. Еще одно из удобств BPM-системы заключается в автоматической настройке веб-интерфейса создаваемых систем под мобильные устройства (планшетные устройства, смарт­фоны).

bpm_27_05_2016_2

Модель создаваемой системы ЭДО, спроектированная в BPM-системе

Исходя из вышеизложенного, можно увидеть, что для создания информационных систем на сегодняшний день необходимо только хорошее знание процессов, необходимых для автоматизации, и базовые компьютерные знания. А при наличии сотрудников с базовыми знаниями по программированию можно интегрировать создаваемый проект с другими информационными системами посредством REST или SOAP.

Автор: Бахтиёр Ризаев, магистрант факультета «Телекоммуникационные технологии» ТУИТ

Orphus system
Подписывайтесь на канал infoCOM.UZ в Telegram, чтобы первыми узнавать об ИКТ новостях Узбекистана
В Telegram
В WhatsApp
В Одноклассники
ВКонтакте