- infoCOM.UZ - http://infocom.uz -

Управляемые сервисы печати MPS

Что такое Managed Print Services (MPS)?

MPS – это аутсорсинговая услуга, благодаря которой заказчик получает оптимизированную печатную инфраструктуру, работающую без простоев и перебоев.

Рассмотрим реальный случай.

Клиент: логистическая компания.

Проблема: время загрузки машин регламентировано, но грузы нельзя отправить со склада без сопроводительных документов. Час простоя из-за невозможности распечатать документы и отправить автомобиль может обойтись в 5 млн рублей (данные реального кейса).

Решение: передача печати на аутсорсинг, оптимизация печатной инфраструктуры.

Какие проблемы решает MPS?

Как упорядочить процесс печати?

Компания Softline предлагает несколько уровней сервисов, позволяющих решить проблемы, связанные с печатью.

Обеспечение бесперебойной работы существующей инфраструктуры печати. На этом уровне мы помогаем с расходниками, ресурсными компонентами и инженерами, обслуживающими технику.

Преимущества:

Оптимизация инфраструктуры печати. Чем больше в компании устройств печати, тем чаще приходится нанимать для их обслуживания специальных инженеров. Чем более разнороден состав оборудования и чем он старше, тем сложнее его обслуживать. В рамках услуги оптимизации инфраструктуры печати мы предлагаем комплекс мер, позволяющий уйти от избыточности парка печатающих устройств.

Преимущества:

Полное предоставление услуги управляемой печати. На этом уровне инфраструктура печати полностью передается на аутсорсинг компании Softline, которая занимается ее упорядочиванием, решает инциденты, масштабирует инфраструктуру по мере необходимости, прогнозирует всплески, спад и проч., настраивает доступ новым пользователям. При таком подходе предусмотрено несколько вариантов оплаты: либо отдельно за лизинг устройств, специалистов и прочие оказываемые услуги, либо общая сумма за количество напечатанных страниц.

Преимущества:

При всех трех вариантах сервиса вы получаете единую точку входа в виде одного поставщика услуги, единую точку ответственности, консолидированную отчетность и мониторинг инфраструктуры печати.

Не только печать, но еще и сканирование!

Компания Softline предлагает услуги автоматизации сканирования, распознавания и сортировки документов на портале, в хранилище, СЭД. В проект внедрения может быть включена работа оператора, который занимается оцифровкой и складированием отсканированных документов.

Помним про безопасность печати!

DLP-системы позволяют отслеживать действия пользователей, но они не способны обеспечить безопасность вывода на твердом носителе (бумага). Между тем, любой из сотрудников может вывести конфиденциальную информацию на бумагу и унести распечатку с собой. В зоне риска и сведения, которые выводились на печать для служебного пользования, но долго лежали невостребованными и могли быть скопированы посторонними лицами, не имеющими прав на доступ к этой информации.

Системы управления печатью, такие как MyQ, SafeQ, PaperCut, Ringdale FollowMe и др. позволяют контролировать этот источник потенциальной утечки информации, анализируя права пользователей на печать тех или иных данных.

Функционал отложенной печати по пин-коду или по бесконтактной карте доступа предполагает возможность отправлять документы на принтер с последующей распечаткой только в присутствии их владельца. Кроме того, существует опция выбора файлов, печать которых действительно нужна, ведь иногда бывает, что выводимая на бумагу версия не является последней. В ней находятся ошибки или недочеты, которые исправляются, после чего обновленный документ опять отправляется на принтер.

И, конечно, следует помнить, что до 30% документов, отправленных на печать, остаются невостребованными.

Использование систем управления печатью имеет значительный экономический эффект:

Все вышеприведенные цифры подтверждены практикой. Средняя экономия по нашим клиентам после внедрения систем управления печатью составляет 15-20%.

Это интересно!

В практике нашей компании есть проект, при котором был реализован функционал платной печати в библиотеке по карточке с выделенным лимитом средств. Благодаря ему читатели получили возможность самостоятельно распечатывать документы, не прибегая к услугам сотрудников организации.

Коробочная услуга управляемой печати

Для небольших организаций и компаний, где объем печати не больше 100 тыс. отпечатков в месяц, мы запустили услугу «коробочного» аутсорсинга на новом оборудовании XEROX или HP Inc., позволяющую на длительный срок обеспечить бесперебойность печати заказчика.

Коробочная услуга включает определенный набор сервисов, в который включена аренда устройства, расходники, ресурсные детали, стоимость заданного объема печати и SLA. Страницы, распечатанные за рамками базового платежа, тарифицируются отдельно. Все инциденты устраняются на следующий рабочий день.

Преимущества коробочной услуги управляемой печати:

Сервисы MPS компании Softline [1] гарантируют высокий уровень надежности систем. Мы обеспечиваем безопасность и функционирование системы, если необходимо, то и в режиме 24/7.

Источник [2]